Web e mobile - Informativa sulla privacy

Versione 2 dicembre 2018

Il Gruppo Imprimatur (collettivamente “noi”, “ci”, “nostro” e simili) si impegna a proteggere e tutelare la privacy degli utenti.

La presente Informativa, unitamente ai nostri Termini di scambio e alla nostra Informativa sui cookie (e qualsiasi altro documento citato nella presente Informativa), definisce le basi per il trattamento da parte nostra di qualsiasi dato personale che raccoglieremo dall’utente o che l’utente ci fornirà su www.imprimatur.co.uk o www.imprimatur.de (collettivamente “i nostri siti web”).

Con “dati personali” (o informazioni personali) si intende qualsiasi informazione su un individuo che renda possibile l’identificazione di tale persona, sia unicamente tramite tale informazione, sia congiuntamente ad altre informazioni in nostro possesso.

Imprimatur sarà il responsabile del trattamento dei dati personali che l’utente ci fornirà o che raccoglieremo tramite i nostri siti web. Ciò significa che è nostra responsabilità decidere come conservare e utilizzare i dati personali dell’utente e che siamo tenuti a notificare all’utente le informazioni contenute nella presente Informativa sulla privacy (“Informativa”). Raccomandiamo all’utente di leggere la presente Informativa per conoscere come e perché utilizziamo tali dati e come li tratteremo.

1. Importanza dell’Informativa sulla privacy

Le informazioni che identificano o che possono essere utilizzate per identificare un individuo sono note come “dati personali”. Tutte le organizzazioni che trattano ed elaborano dati personali devono agire in maniera equa, legittima e conforme con le normative applicabili in materia di protezione dei dati. Ciò include l’obbligo di comunicare all’utente come utilizzeremo i suoi dati personali. Ottemperiamo a tutti gli obblighi di legge e adottiamo tutte le misure necessarie per garantire la conformità quando archiviamo e trattiamo i dati personali degli utenti.

2. Informativa sulla privacy

2.1 Perché raccogliamo dati personali?

L’azienda raccoglie i dati personali dell’utente per ottemperare ai propri obblighi al fine di fornire un servizio, rispondere a una domanda o soddisfare una richiesta di un cliente. Se l’utente non ci fornisce tali dati, non saremo in grado di fornire le informazioni o rispondere alla domanda dell’utente.

Con “dati personali” (o informazioni personali) si intende qualsiasi informazione su un individuo che renda possibile l’identificazione di tale persona, sia unicamente tramite tale informazione, sia congiuntamente ad altre informazioni in nostro possesso.

2.2 Quali dati personali raccogliamo e con quali modalità?

Possiamo raccogliere le seguenti informazioni sull’utente:

  • dettagli di contatto quali nome, azienda, professione, numero di telefono, indirizzo e-mail e Paese di residenza.

Raccogliamo i dati personali dell’utente con diverse modalità, incluse le seguenti:

  • se l’utente interagisce con noi tramite i nostri siti web, per esempio compilando moduli, oppure se comunica con noi via e-mail, raccoglieremo i dati personali che ci fornirà;
  • se l’utente crea un account sui nostri siti web e ordina i nostri servizi;
  • se l’utente effettua pagamenti o modifica i dettagli del proprio account; quando l’utente visita i nostri siti web (per esempio tramite cookie, indirizzo IP dell’utente e altre informazioni generate dal browser); maggiori informazioni sono disponibili nella nostra Informativa sui cookie.

2.3 Come utilizziamo i dati personali?

Utilizzeremo tali dati personali allo scopo di: (i) fornire all’utente le informazioni o i servizi che ci ha richiesto; (ii) gestire le domande e le richieste dell’utente; o (iii) accettare pagamenti tramite carta di credito sui nostri portali web.

Nella maggior parte dei casi, i dati personali vengono forniti su base volontaria. Tuttavia, se l’utente ci richiede informazioni o ci sottopone una domanda, non saremo in grado di fornire tali informazioni o di rispondere alla domanda senza aver prima ottenuto alcune informazioni di base dall’utente, quali il suo nome e i suoi recapiti. Se l’utente non ci fornisce tali dati, non saremo in grado di fornire le informazioni o rispondere alla domanda dell’utente.

Se l’utente ordina servizi tramite i nostri siti web, dovrà innanzi tutto creare un account, perciò dovrà fornire il proprio nome e indirizzo e-mail. Senza tali informazioni non saremo in grado di fornire i nostri servizi all’utente.

Se l’utente ci ha fornito un feedback, potremmo utilizzarlo per migliorare i nostri siti web e/o i servizi che offriamo.

È nostro interesse legittimo trattare i dati personali dell’utente secondo questa modalità, poiché risulta necessario al fine di rispondere alla richiesta o alla domanda dell’utente, fornire i nostri servizi e migliorare i nostri siti web e servizi.

Possiamo inoltre utilizzare i dati personali dell’utente per comunicare informazioni che riteniamo possano essere di interesse per l’utente. A meno che non sia nostro interesse legittimo utilizzare i dati personali dell’utente per comunicare tali informazioni, prima di procedere otterremo il consenso da parte dell’utente.

L’utente può chiederci di interrompere l’utilizzo dei propri dati personali per finalità di marketing in qualsiasi momento contattandoci ai recapiti riportati al termine della presente Informativa sulla privacy.

Non adotteremo alcun processo decisionale interamente automatizzato utilizzando i dati personali dell’utente.

2.4 Con chi condividiamo i dati personali?

Divulgheremo tali informazioni a terze parti selezionate con cui collaboriamo per la fornitura dei nostri siti web e servizi, fra cui:

  • Mailchimp, un servizio di mailing di terze parti che invia e-mail promozionali per nostro conto; Mailchimp tratta i dati personali degli utenti negli Stati Uniti; tuttavia, dispone di un’autocertificazione per lo scudo UE-USA per la privacy, che impone la tutela dei dati personali in conformità con i principi dell’accordo;

https://mailchimp.com/about/security/#Investing_in_Your_Privacy;

maggiori dettagli sulla certificazione per lo scudo UE-USA per la privacy sono disponibili all’indirizzo

https://www.privacyshield.gov/list;

  • i nostri fornitori di motori di ricerca e analisi, che ci assistono nel miglioramento e nell’ottimizzazione dei nostri siti web.

Condivideremo inoltre i dati dell’utente:

  • con qualsiasi membro del nostro Gruppo, vale a dire le nostre aziende consociate, come definito all’articolo 1159 del Companies Act 2006 (Regno Unito);
  • se siamo tenuti a divulgare o condividere i dati personali dell’utente al fine di ottemperare a qualsivoglia obbligo di legge o al fine di imporre o applicare i nostri Termini e condizioni o le nostre Condizioni di utilizzo;
  • se vendiamo o acquistiamo qualsivoglia azienda o asset, nel qual caso possiamo divulgare i dati personali dell’utente al potenziale venditore o acquirente;
  • se una terza parte acquisisce noi o una parte sostanziale dei nostri asset, nel qual caso i dati personali da noi conservati saranno uno degli asset trasferiti.

Stipuleremo accordi con queste terze parti per assicurarci che tutelino la sicurezza dei dati dell’utente e li utilizzino esclusivamente in conformità con le normative applicabili in materia di protezione dei dati.

2.5 Cambiamento di finalità

Utilizzeremo i dati personali dell’utente esclusivamente per le finalità per cui li abbiamo raccolti, a meno che non possiamo ragionevolmente considerare che ci occorre utilizzarli per un’altra ragione che sia comunque compatibile con la finalità originale. Nel caso in cui risulti necessario utilizzare le informazioni personali per una finalità estranea, informeremo l’utente e spiegheremo la base giuridica che ci consente di agire in tal senso.

2.6 Archiviazione dei dati personali

Conserviamo i dati personali dell’utente esclusivamente per il tempo necessario a conseguire la/le finalità per cui li abbiamo raccolti, come definito nella presente Informativa, e finché siamo tenuti a conservarli per finalità di legge e interessi commerciali legittimi.

2.7 Tutela dei dati personali

Adotteremo tutte le misure ragionevolmente necessarie al fine di garantire che i dati dell’utente vengano trattati in maniera sicura e conforme con la presente Informativa. Pur facendo del nostro meglio per proteggere i dati personali dell’utente, non possiamo garantirne la sicurezza quando vengono trasmessi ai nostri siti web. Ogni trasmissione di dati è a rischio esclusivo dell’utente.

Tutti i nostri fornitori di servizi di terze parti e altre entità del Gruppo sono tenuti ad adottare misure di sicurezza appropriate al fine di proteggere i dati personali dell’utente in linea con le nostre prassi. Richiediamo a queste terze parti di trattare le informazioni personali in conformità con le normative applicabili in materia di protezione dei dati e di tutelarne la riservatezza. Non consentiamo ai nostri fornitori di servizi di terze parti di utilizzare i dati personali dell’utente per le loro finalità.

Consentiamo loro di trattare le informazioni personali esclusivamente per le finalità specificate e in conformità con le nostre istruzioni.

La nostra azienda prende in seria considerazione la sicurezza dei dati personali. Adottiamo prassi e controlli interni per impedire la perdita, la distruzione accidentale, l’utilizzo improprio o la divulgazione delle informazioni personali e per consentirne l’accesso esclusivamente ai nostri dipendenti per il corretto assolvimento dei loro compiti. Maggiori dettagli sono disponibili nel sistema Management & Operations dell’azienda.

2.8 I diritti dell’utente

Le normative applicabili in materia di protezione dei dati prevedono i seguenti diritti dell’utente:

  • richiesta di accesso alle informazioni personali (comunemente nota anche come “richiesta di accesso da parte del soggetto interessato”); l’utente può ricevere una copia delle informazioni personali da noi conservate e verificare la liceità del trattamento dei dati;
  • richiedere correzioni ai dati personali in nostro possesso; l’utente può richiedere la correzione di eventuali suoi dati incompleti o errati;
  • richiesta di cancellazione delle informazioni personali; l’utente può richiederci di eliminare o rimuovere i suoi dati personali laddove non sussista una valida ragione per continuare a trattarli; l’utente ha inoltre il diritto di chiederci di eliminare o rimuovere i suoi dati personali nel caso in cui abbia esercitato il suo diritto di opporsi al trattamento (cfr. più avanti);
  • richiesta di limitazione del trattamento delle informazioni personali; l’utente può chiederci di sospendere il trattamento dei suoi dati personali, per esempio se desidera che stabiliamo l’accuratezza dei dati o la ragione per il loro trattamento;
  • richiesta di una copia delle informazioni personali fornite dall’utente in un formato strutturato, di uso comune e leggibile meccanicamente o richiesta di trasferimento dei dati personali a un altro responsabile del trattamento.

L’utente ha inoltre il diritto di opporsi al trattamento delle sue informazioni personali se ci affidiamo a un interesse legittimo (o a quello di una terza parte) e la sua situazione particolare porta l’utente a volersi opporre al trattamento basato su tale base giuridica.

Non sono previsti contributi per accedere ai dati personali (né per esercitare gli altri summenzionati diritti). Tuttavia, possiamo applicare un contributo ragionevole se la richiesta è chiaramente infondata o eccessiva. In alternativa, in tali circostanze possiamo rifiutarci di ottemperare alla richiesta.

Potremmo dover richiedere all’utente informazioni specifiche che ci aiutino a verificare la sua identità e il suo diritto di accedere ai dati personali (o gli altri diritti). Questa misura di sicurezza garantisce che i dati personali non vengano divulgati ad altre persone non autorizzate a ottenerli.

I nostri siti web possono, di volta in volta, contenere link verso e da altri siti web; tali siti saranno a loro volta dotati di specifiche informative sulla privacy, per cui non ci assumiamo alcuna responsabilità. Prima di inoltrare dati personali a questi siti web, l’utente dovrà leggere le rispettive informative sulla privacy.

3. Informativa sulla privacy del cliente

3.1 Perché raccogliamo dati personali?

Nell’ambito delle nostre procedure relative all’incarico del cliente, l’azienda raccoglierà e tratterà i dati personali relativi alla richiesta del cliente. Ci impegniamo a rispettare il principio di trasparenza in merito a come raccogliamo e utilizziamo tali dati e ad ottemperare ai nostri obblighi derivanti dalle normative applicabili in materia di protezione dei dati.

Con “dati personali” (o informazioni personali) si intende qualsiasi informazione su un individuo che renda possibile l’identificazione di tale persona, sia unicamente tramite tale informazione, sia congiuntamente ad altre informazioni in nostro possesso.

3.2 Quali dati personali raccogliamo e con quali modalità?

Nell’ambito delle nostre procedure relative all’incarico del cliente, l’azienda raccoglierà una serie di informazioni sull’utente. Tali dati possono includere:

  • nome, indirizzo e recapiti, inclusi indirizzo e-mail e numero di telefono;
  • dettagli relativi a ruolo, professione e posizione nell’organizzazione.

I dati personali possono essere ottenuti attraverso informazioni pubblicate dal cliente sul proprio sito web o sui social media, come LinkedIn.

I dati saranno conservati in una serie di posizioni differenti, inclusi i sistemi dell’azienda dedicati alla gestione delle relazioni con i clienti e altri sistemi IT (come quelli utilizzati per la posta elettronica).

3.3 Come utilizziamo i dati personali?

Utilizzeremo tali dati personali allo scopo di: (i) fornire all’utente le informazioni o i servizi che ci ha richiesto; (ii) gestire le domande e le richieste dell’utente; o (iii) accettare pagamenti tramite carta di credito sui nostri portali web.

Nella maggior parte dei casi, i dati personali vengono forniti su base volontaria. Tuttavia, se l’utente ci richiede informazioni o ci sottopone una domanda, non saremo in grado di fornire tali informazioni o di rispondere alla domanda senza aver prima ottenuto alcune informazioni di base dall’utente, quali il suo nome e i suoi recapiti. Se l’utente non ci fornisce tali dati, non saremo in grado di fornire le informazioni o rispondere alla domanda dell’utente.

Se l’utente ordina servizi tramite i nostri siti web, dovrà innanzi tutto creare un account, perciò dovrà fornire il proprio nome e indirizzo e-mail. Senza tali informazioni non saremo in grado di fornire i nostri servizi all’utente.

Se l’utente ci ha fornito un feedback, potremmo utilizzarlo per migliorare i nostri siti web e/o i servizi che offriamo.

È nostro interesse legittimo trattare i dati personali dell’utente secondo questa modalità, poiché risulta necessario al fine di rispondere alla richiesta o alla domanda dell’utente, fornire i nostri servizi e migliorare i nostri siti web e servizi.

Possiamo inoltre utilizzare i dati personali dell’utente per comunicare informazioni che riteniamo possano essere di interesse per l’utente. A meno che non sia nostro interesse legittimo utilizzare i dati personali dell’utente per comunicare tali informazioni, prima di procedere otterremo il consenso da parte dell’utente.

L’utente può chiederci di interrompere l’utilizzo dei propri dati personali per finalità di marketing in qualsiasi momento contattandoci ai recapiti riportati al termine della presente Informativa sulla privacy.

3.4 Con chi condividiamo i dati personali?

Le informazioni dell’utente potranno essere condivise internamente per finalità di incarico del cliente. Oltre al team responsabile di vendite e marketing, condivideremo i dati dell’utente:

  • con qualsiasi membro del nostro Gruppo, vale a dire le nostre aziende consociate, come definito all’articolo 1159 del Companies Act 2006 (Regno Unito);
  • se siamo tenuti a divulgare o condividere i dati personali dell’utente al fine di ottemperare a qualsivoglia obbligo di legge o al fine di imporre o applicare i nostri Termini e condizioni o le nostre Condizioni di utilizzo;
  • se vendiamo o acquistiamo qualsivoglia azienda o asset, nel qual caso possiamo divulgare i dati personali dell’utente al potenziale venditore o acquirente;
  • se una terza parte acquisisce noi o una parte sostanziale dei nostri asset, nel qual caso i dati personali da noi conservati saranno uno degli asset trasferiti.
  • i nostri auditor che verificano la nostra conformità con gli standard ISO.

Condivideremo i dati personali dell’utente con altre entità del nostro Gruppo nell’ambito delle nostre attività periodiche di reporting sulle performance dell’azienda, nel contesto di una riorganizzazione aziendale o di un esercizio di ristrutturazione di gruppo, per il supporto alla manutenzione dei sistemi e per l’hosting dei dati.

3.5 Cambiamento di finalità

Utilizzeremo i dati personali dell’utente esclusivamente per le finalità per cui li abbiamo raccolti, a meno che non possiamo ragionevolmente considerare che ci occorre utilizzarli per un’altra ragione che sia comunque compatibile con la finalità originale. Nel caso in cui risulti necessario utilizzare le informazioni personali per una finalità estranea, informeremo l’utente e spiegheremo la base giuridica che ci consente di agire in tal senso.

3.6 Archiviazione dei dati personali

Conserviamo i dati personali dell’utente esclusivamente per il tempo necessario a conseguire la/le finalità per cui li abbiamo raccolti, come definito nella presente Informativa, e finché siamo tenuti a conservarli per finalità di legge e interessi commerciali legittimi.

3.7 Tutela dei dati personali

Adotteremo tutte le misure ragionevolmente necessarie al fine di garantire che i dati dell’utente vengano trattati in maniera sicura e conforme con la presente Informativa. Pur facendo del nostro meglio per proteggere i dati personali dell’utente, non possiamo garantirne la sicurezza quando vengono trasmessi ai nostri siti web. Ogni trasmissione di dati è a rischio esclusivo dell’utente.

Tutti i nostri fornitori di servizi di terze parti e altre entità del Gruppo sono tenuti ad adottare misure di sicurezza appropriate al fine di proteggere i dati personali dell’utente in linea con le nostre prassi. Richiediamo a queste terze parti di trattare le informazioni personali in conformità con le normative applicabili in materia di protezione dei dati e di tutelarne la riservatezza. Non consentiamo ai nostri fornitori di servizi di terze parti di utilizzare i dati personali dell’utente per le loro finalità. Consentiamo loro di trattare le informazioni personali esclusivamente per le finalità specificate e in conformità con le nostre istruzioni.

La nostra azienda prende in seria considerazione la sicurezza dei dati personali. Adottiamo prassi e controlli interni per impedire la perdita, la distruzione accidentale, l’utilizzo improprio o la divulgazione delle informazioni personali e per consentirne l’accesso esclusivamente ai nostri dipendenti per il corretto assolvimento dei loro compiti. Maggiori dettagli sono disponibili nel sistema Management & Operations dell’azienda.

3.8 I diritti dell’utente

Le normative applicabili in materia di protezione dei dati prevedono i seguenti diritti dell’utente:

  • richiesta di accesso alle informazioni personali (comunemente nota anche come “richiesta di accesso da parte del soggetto interessato”); l’utente può ricevere una copia delle informazioni personali da noi conservate e verificare la liceità del trattamento dei dati;
  • richiedere correzioni ai dati personali in nostro possesso; l’utente può richiedere la correzione di eventuali suoi dati incompleti o errati;
  • richiesta di cancellazione delle informazioni personali; l’utente può richiederci di eliminare o rimuovere i suoi dati personali laddove non sussista una valida ragione per continuare a trattarli; l’utente ha inoltre il diritto di chiederci di eliminare o rimuovere i suoi dati personali nel caso in cui abbia esercitato il suo diritto di opporsi al trattamento (cfr. più avanti);
  • richiesta di limitazione del trattamento delle informazioni personali; l’utente può chiederci di sospendere il trattamento dei suoi dati personali, per esempio se desidera che stabiliamo l’accuratezza dei dati o la ragione per il loro trattamento;
  • richiesta di una copia delle informazioni personali fornite dall’utente in un formato strutturato, di uso comune e leggibile meccanicamente o richiesta di trasferimento dei dati personali a un altro responsabile del trattamento.

L’utente ha inoltre il diritto di opporsi al trattamento delle sue informazioni personali se ci affidiamo a un interesse legittimo (o a quello di una terza parte) e la sua situazione particolare porta l’utente a volersi opporre al trattamento basato su tale base giuridica.

Non sono previsti contributi per accedere ai dati personali (né per esercitare gli altri summenzionati diritti). Tuttavia, possiamo applicare un contributo ragionevole se la richiesta è chiaramente infondata o eccessiva. In alternativa, in tali circostanze possiamo rifiutarci di ottemperare alla richiesta.

Potremmo dover richiedere all’utente informazioni specifiche che ci aiutino a verificare la sua identità e il suo diritto di accedere ai dati personali (o gli altri diritti). Questa misura di sicurezza garantisce che i dati personali non vengano divulgati ad altre persone non autorizzate a ottenerli.

I nostri siti web possono, di volta in volta, contenere link verso e da altri siti web; tali siti saranno a loro volta dotati di specifiche informative sulla privacy, per cui non ci assumiamo alcuna responsabilità. Prima di inoltrare dati personali a questi siti web, l’utente dovrà leggere le rispettive informative sulla privacy.

4. Informativa sulla privacy del candidato

4.1 Perché raccogliamo dati personali?

L’azienda raccoglierà i dati personali dell’utente per finalità legate al processo di selezione dei candidati.

Con “dati personali” (o informazioni personali) si intende qualsiasi informazione su un individuo che renda possibile l’identificazione di tale persona, sia unicamente tramite tale informazione, sia congiuntamente ad altre informazioni in nostro possesso.

4.2 Quali dati personali raccogliamo e con quali modalità?

Nell’ambito delle nostre procedure di selezione, l’azienda raccoglierà e tratterà i dati personali relativi alla richiesta del candidato. Ci impegniamo a rispettare il principio di trasparenza in merito a come raccogliamo e utilizziamo tali dati e ad ottemperare ai nostri obblighi derivanti dalle normative applicabili in materia di protezione dei dati.

Nell’ambito delle nostre procedure di selezione, l’azienda raccoglierà una serie di informazioni sull’utente. Tali dati includono:

  • nome, indirizzo e recapiti, inclusi indirizzo e-mail e numero di telefono;
  • dettagli relativi a qualifiche, abilità, esperienze e storia lavorativa;
  • informazioni sull’attuale livello di retribuzione, incluso il diritto a eventuali benefit;
  • informazioni su eventuali disabilità per cui l’azienda dovrà apportare ragionevoli modifiche durante la procedura di selezione;
  • informazioni atte a verificare l’identità dell’utente e la sua idoneità a lavorare nel Regno Unito.

L’azienda può raccogliere tali dati con diverse modalità. Per esempio, le informazioni potrebbero essere contenute nei moduli di candidatura o nei CV, ottenute dal passaporto o altro documento d’identità dell’utente oppure raccolte durante i colloqui o altre forme di valutazione.

Se a seguito della procedura di selezione l’utente riceve un’offerta di lavoro, richiederemo ulteriori dati personali, i cui dettagli sono contenuti nella nostra Informativa sulla privacy del dipendente.

I dati personali possono essere ottenuti attraverso informazioni pubblicate dal candidato su portali del lavoro o sui siti di social media, come LinkedIn, dove l’utente ha dichiarato di essere attualmente in cerca di lavoro.

L’azienda può raccogliere informazioni personali anche da terze parti, per esempio da referenze fornite da ex datori di lavoro, informazioni ottenute tramite servizi di verifica dei precedenti personali e informazioni ottenute dal controllo dei precedenti penali. L’azienda cercherà tali informazioni da terze parti solamente dopo che l’utente avrà ricevuto un’offerta di lavoro e ne darà comunicazione all’utente.

4.3 Come utilizziamo i dati personali?

L’azienda deve elaborare i dati dell’utente per intraprendere misure su sua richiesta prima di stipulare un contratto con l’utente. Può inoltre dover trattare i suoi dati per stipulare un contratto con l’utente.

In alcune circostanze, l’azienda deve elaborare i dati per assicurare la propria conformità con gli obblighi di legge. Per esempio, siamo tenuti a verificare l’idoneità del candidato selezionato a lavorare nel Regno Unito prima che inizi il lavoro.

L’azienda ha un interesse legittimo a elaborare i dati personali dell’utente durante la procedura di selezione e per la conservazione di registri della procedura. Il trattamento dei dati dei candidati consente all’azienda di gestire la procedura di selezione, valutare e verificare l’idoneità al lavoro del candidato e decidere a chi offrire il posto di lavoro. L’azienda può inoltre dover elaborare i dati dei candidati per rispondere a e difendersi da azioni legali.

L’azienda può trattare categorie speciali di dati, quali informazioni su origine etnica, orientamento sessuale o religione e credo, al fine di monitorare le statistiche di selezione. Può inoltre raccogliere informazioni su eventuali disabilità dei candidati per garantire le ragionevoli modifiche necessarie per tali candidati. L’azienda elabora tali informazioni al fine di ottemperare ai propri obblighi ed esercitare diritti specifici in relazione all’impiego.

Per alcuni ruoli, l’azienda è tenuta a ricercare informazioni su eventuali reati e condanne penali. In tale eventualità, l’azienda esegue tale indagine poiché risulta necessaria al fine di ottemperare ai propri obblighi ed esercitare diritti specifici in relazione all’impiego.

Se la candidatura non viene accettata, l’azienda può conservare i dati personali dell’utente in archivio nell’eventualità di opportunità professionali future per cui il candidato potrebbe risultare idoneo. L’azienda chiederà all’utente il suo consenso prima di conservare i suoi dati per tale finalità; l’utente può ritirare il consenso in qualsiasi momento.

4.4 Con chi condividiamo i dati personali?

Le informazioni dell’utente potranno essere condivise internamente per finalità di selezione. Condivideremo tali dati con i membri del team responsabile di risorse umane e selezione, i selezionatori che terranno i colloqui durante la procedura di selezione, i manager nell’unità operativa per cui si ricerca una posizione e il personale IT se l’accesso ai dati è necessario per l’assolvimento dei compiti previsti dai relativi ruoli.

Condivideremo inoltre i dati dell’utente:

  • con qualsiasi membro del nostro Gruppo, vale a dire le nostre aziende consociate, come definito all’articolo 1159 del Companies Act 2006 (Regno Unito);
  • se siamo tenuti a divulgare o condividere i dati personali dell’utente al fine di ottemperare a qualsivoglia obbligo di legge o al fine di imporre o applicare i nostri Termini e condizioni o le nostre Condizioni di utilizzo;
  • se vendiamo o acquistiamo qualsivoglia azienda o asset, nel qual caso possiamo divulgare i dati personali dell’utente al potenziale venditore o acquirente;
  • se una terza parte acquisisce noi o una parte sostanziale dei nostri asset, nel qual caso i dati personali da noi conservati saranno uno degli asset trasferiti.
  • i nostri auditor che verificano la nostra conformità con gli standard ISO.

Condivideremo i dati personali dell’utente con altre entità del nostro Gruppo nell’ambito delle nostre attività periodiche di reporting sulle performance dell’azienda, nel contesto di una riorganizzazione aziendale o di un esercizio di ristrutturazione di gruppo, per il supporto alla manutenzione dei sistemi e per l’hosting dei dati.

L’azienda non condividerà i dati dell’utente con altre terze parti, a meno che la candidatura non venga accettata e si traduca in un’offerta di lavoro. In tale eventualità, l’azienda condividerà i dati dell’utente con gli ex datori di lavoro per ottenere referenze sul candidato, con fornitori di servizi di verifica dei precedenti personali per ottenere le necessarie informazioni di controllo e con il Disclosure and Barring Service (DBS) per ottenere le necessarie informazioni sul controllo dei precedenti penali. A queste terze parti si aggiungono le altre organizzazioni riportate nella nostra Informativa sulla privacy del dipendente.

Inoltre, qualora l’utente richiedesse adeguamenti ragionevoli per il suo ruolo, potrebbe essere necessario contattare un fornitore esterno per ottenere supporto nell’analisi della condizione dell’utente e per la fornitura di eventuali apparecchiature specialistiche. Nessuna terza parte verrà contattata senza il consenso dell’utente. Le terze parti possono includere enti preposti a salute e sicurezza nell’ambiente di lavoro, accessibilità al lavoro per dipendenti con disabilità ecc.

L’azienda non trasferirà i dati dell’utente al di fuori dello Spazio economico europeo.

4.5 Cambiamento di finalità

Utilizzeremo i dati personali dell’utente esclusivamente per le finalità per cui li abbiamo raccolti, a meno che non possiamo ragionevolmente considerare che ci occorre utilizzarli per un’altra ragione che sia comunque compatibile con la finalità originale. Nel caso in cui risulti necessario utilizzare le informazioni personali per una finalità estranea, informeremo l’utente e spiegheremo la base giuridica che ci consente di agire in tal senso.

4.6 Archiviazione dei dati personali

Se la candidatura non viene accettata, l’azienda conserverà i dati dell’utente in archivio per tre mesi dopo il termine della relativa procedura di selezione. Se l’utente consente all’azienda di conservare i suoi dati personali in archivio, l’azienda li conserverà per ulteriori tre mesi in considerazione di opportunità professionali future. Al termine di tale periodo, o se l’utente ritira il consenso prima di tale data, i dati verranno eliminati o distrutti.

Se la candidatura viene accettata, i dati personali raccolti durante la procedura di selezione saranno trasferiti nel fascicolo personale dell’utente e conservati per tutta la durata dell’impiego. I periodi per cui i dati saranno conservati verranno comunicati all’utente in una nuova Informativa sulla privacy.

I dati saranno conservati in una serie di posizioni differenti, inclusi i registri della candidatura, i sistemi dedicati alla gestione delle risorse umane e altri sistemi IT (come quelli utilizzati per la posta elettronica).

4.7 Tutela dei dati personali

Adotteremo tutte le misure ragionevolmente necessarie al fine di garantire che i dati dell’utente vengano trattati in maniera sicura e conforme con la presente Informativa. Pur facendo del nostro meglio per proteggere i dati personali dell’utente, non possiamo garantirne la sicurezza quando vengono trasmessi ai nostri siti web. Ogni trasmissione di dati è a rischio esclusivo dell’utente.

Tutti i nostri fornitori di servizi di terze parti e altre entità del Gruppo sono tenuti ad adottare misure di sicurezza appropriate al fine di proteggere i dati personali dell’utente in linea con le nostre prassi. Richiediamo a queste terze parti di trattare le informazioni personali in conformità con le normative applicabili in materia di protezione dei dati e di tutelarne la riservatezza. Non consentiamo ai nostri fornitori di servizi di terze parti di utilizzare i dati personali dell’utente per le loro finalità. Consentiamo loro di trattare le informazioni personali esclusivamente per le finalità specificate e in conformità con le nostre istruzioni.

La nostra azienda prende in seria considerazione la sicurezza dei dati personali. Adottiamo prassi e controlli interni per impedire la perdita, la distruzione accidentale, l’utilizzo improprio o la divulgazione delle informazioni personali e per consentirne l’accesso esclusivamente ai nostri dipendenti per il corretto assolvimento dei loro compiti. Maggiori dettagli sono disponibili nel sistema Management & Operations dell’azienda.

4.8 I diritti dell’utente

In qualità di soggetto interessato, l’utente gode di una serie di diritti:

  • richiesta di accesso alle informazioni personali (comunemente nota anche come “richiesta di accesso da parte del soggetto interessato”); l’utente può ricevere una copia delle informazioni personali da noi conservate e verificare la liceità del trattamento dei dati;
  • richiedere correzioni ai dati personali in nostro possesso; l’utente può richiedere la correzione di eventuali suoi dati incompleti o errati;
  • richiesta di cancellazione delle informazioni personali; l’utente può richiederci di eliminare o rimuovere i suoi dati personali laddove non sussista una valida ragione per continuare a trattarli; l’utente ha inoltre il diritto di chiederci di eliminare o rimuovere i suoi dati personali nel caso in cui abbia esercitato il suo diritto di opporsi al trattamento (cfr. più avanti);
  • richiesta di limitazione del trattamento delle informazioni personali; l’utente può chiederci di sospendere il trattamento dei suoi dati personali, per esempio se desidera che stabiliamo l’accuratezza dei dati o la ragione per il loro trattamento;
  • richiesta di trasferimento dei dati personali a un’altra parte.

Non sono previsti contributi per accedere ai dati personali (né per esercitare gli altri summenzionati diritti). Tuttavia, possiamo applicare un contributo ragionevole se la richiesta è chiaramente infondata o eccessiva. In alternativa, in tali circostanze possiamo rifiutarci di ottemperare alla richiesta.

Se l’utente ritiene che l’azienda non abbia rispettato le disposizioni in materia di protezione dei dati, può sporgere reclamo all’Information Commissioner.

4.9 Cosa accade se l’utente non fornisce i propri dati personali?

Non sussiste alcun obbligo di legge o contrattuale che vincoli l’utente a fornire dati all’azienda durante la procedura di selezione. Tuttavia, se l’utente non fornisce tali informazioni, l’azienda potrebbe non essere in grado di elaborare, in toto o in parte, la sua candidatura.

4.10 Processo decisionale automatizzato

Le procedure di selezione non si basano esclusivamente su un processo decisionale automatizzato.

5. Informativa sulla privacy del freelancer

5.1 Perché raccogliamo dati personali?

L’azienda raccoglierà i dati personali dell’utente per finalità legate alla procedura relativa all’incarico del freelancer.

Con “dati personali” (o informazioni personali) si intende qualsiasi informazione su un individuo che renda possibile l’identificazione di tale persona, sia unicamente tramite tale informazione, sia congiuntamente ad altre informazioni in nostro possesso.

5.2 Quali dati personali raccogliamo e con quali modalità?

Nell’ambito delle nostre procedure relative all’incarico del freelancer, l’azienda raccoglierà e tratterà i dati personali laddove necessario. Ci impegniamo a rispettare il principio di trasparenza in merito a come raccogliamo e utilizziamo tali dati e ad ottemperare ai nostri obblighi derivanti dalle normative applicabili in materia di protezione dei dati.

Nell’ambito delle nostre procedure relative all’incarico del freelancer, l’azienda raccoglierà una serie di informazioni sull’utente. Tali dati possono includere, in via esemplificativa:

  • nome, indirizzo e recapiti, inclusi indirizzo e-mail e numero di telefono;
  • dettagli relativi a qualifiche, tariffe, specializzazioni, lingue, sesso, date di conseguimento della laurea, esperienze e storia lavorativa;
  • informazioni atte a verificare l’identità dell’utente e la sua idoneità a lavorare nel Regno Unito;
  • foto dell’utente per la creazione di un ID Pack.

L’azienda può raccogliere tali dati con diverse modalità. Per esempio, le informazioni potrebbero essere contenute nei moduli di candidatura o nei CV, ottenute dal passaporto o altro documento d’identità dell’utente oppure raccolte durante i colloqui o altre forme di valutazione.

I dati personali possono essere ottenuti attraverso informazioni pubblicate dal freelancer su portali del lavoro o sui siti di social media, come LinkedIn, dove l’utente ha dichiarato di essere attualmente disponibile.

L’azienda può inoltre raccogliere i dati personali dell’utente da terze parti al fine di condurre verifiche di varia natura: verifiche dei precedenti personali (per esempio copie dei controlli DBS), informazioni sulla verifica dell’identità (per esempio copie del passaporto con numero di documento, data di scadenza e Paese di residenza, della patente di guida o della carta d’identità), prova di residenza e referenze. Le verifiche che conduciamo su precedenti personali e identità (a meno che non siano soggette a specifici requisiti dei clienti, come spiegato di seguito) possono implicare controlli Baseline Personnel Security Standard (BPSS); maggiori dettagli sono disponibili all’indirizzo https://www.gov.uk/government/publications/government-baseline-personnel-security-standard. L’azienda è contrattualmente tenuta a condurre tali verifiche poiché collabora regolarmente con enti governativi che le richiedono.

5.3 Come utilizziamo i dati personali?

L’azienda raccoglierà e tratterà i dati personali dell’utente laddove necessario:

  • per consentirci di stipulare e/o attuare le nostre condizioni relative all’incarico del freelancer;
  • per perseguire interessi legittimi nostri o di terze parti, per esempio dei nostri clienti, purché gli interessi e i diritti fondamentali dell’utente non prevalgano su tali interessi;
  • per ottemperare ai nostri obblighi di legge;
  • con il consenso dell’utente.

Ci occorrono tali informazioni al fine di incaricare l’utente come linguista; in assenza di tali informazioni non saremo in grado di inserire l’utente nel nostro elenco di linguisti approvati. In alcune circostanze, possiamo inoltre condurre (laddove richiesto dai nostri clienti o altrimenti necessario) verifiche avanzate per la concessione di autorizzazioni di sicurezza, che utilizzeremo per una valutazione dell’idoneità prima di incaricare l’utente come linguista e per affidare all’utente incarichi per conto dei nostri clienti. In questi casi informeremo l’utente che intendiamo condurre tali verifiche. Se l’utente non soddisfa i requisiti delle verifiche avanzate per la concessione di autorizzazioni di sicurezza, potrebbe non ottenere l’incarico come linguista per taluni clienti; tuttavia, ciò non influisce sull’idoneità dell’utente a svolgere altri potenziali incarichi futuri per conto di altri clienti.

5.4 Con chi condividiamo i dati personali?

Le informazioni dell’utente potranno essere condivise internamente per finalità di incarico del freelancer. Condivideremo tali dati con i membri del team responsabile della selezione, i selezionatori che terranno i colloqui durante la procedura di selezione, i manager nell’unità operativa per cui si ricerca una posizione e il personale IT se l’accesso ai dati è necessario per l’assolvimento dei compiti previsti dai relativi ruoli.

Condivideremo inoltre i dati dell’utente:

  • con qualsiasi membro del nostro Gruppo, vale a dire le nostre aziende consociate, come definito all’articolo 1159 del Companies Act 2006 (Regno Unito);
  • se siamo tenuti a divulgare o condividere i dati personali dell’utente al fine di ottemperare a qualsivoglia obbligo di legge o al fine di imporre o applicare i nostri Termini e condizioni o le nostre Condizioni di utilizzo;
  • se vendiamo o acquistiamo qualsivoglia azienda o asset, nel qual caso possiamo divulgare i dati personali dell’utente al potenziale venditore o acquirente;
  • se una terza parte acquisisce noi o una parte sostanziale dei nostri asset, nel qual caso i dati personali da noi conservati saranno uno degli asset trasferiti;
  • i nostri auditor che verificano la nostra conformità con gli standard ISO.

Condivideremo i dati personali dell’utente con altre entità del nostro Gruppo nell’ambito delle nostre attività periodiche di reporting sulle performance dell’azienda, nel contesto di una riorganizzazione aziendale o di un esercizio di ristrutturazione di gruppo, per il supporto alla manutenzione dei sistemi e per l’hosting dei dati.

L’azienda non condividerà i dati dell’utente con altre terze parti, a meno che la candidatura non venga accettata. In tale eventualità, l’azienda condividerà i dati dell’utente con gli ex datori di lavoro per ottenere referenze sul candidato, con fornitori di servizi di verifica dei precedenti personali per ottenere le necessarie informazioni di controllo e con il Disclosure and Barring Service (DBS) per ottenere le necessarie informazioni sul controllo dei precedenti penali. A queste terze parti si aggiungono le altre organizzazioni riportate nei nostri Accordi sui servizi. L’azienda non trasferirà i dati dell’utente al di fuori dello Spazio economico europeo.

5.5 Cambiamento di finalità

Utilizzeremo i dati personali dell’utente esclusivamente per le finalità per cui li abbiamo raccolti, a meno che non possiamo ragionevolmente considerare che ci occorre utilizzarli per un’altra ragione che sia comunque compatibile con la finalità originale. Nel caso in cui risulti necessario utilizzare le informazioni personali per una finalità estranea, informeremo l’utente e spiegheremo la base giuridica che ci consente di agire in tal senso.

5.6 Archiviazione dei dati personali

Se la candidatura non viene accettata, l’azienda conserverà i dati dell’utente in archivio per tre mesi dopo il termine della relativa procedura di selezione. Se l’utente consente all’azienda di conservare i suoi dati personali in archivio, l’azienda li conserverà per ulteriori tre mesi in considerazione di opportunità professionali future. Al termine di tale periodo, o se l’utente ritira il consenso prima di tale data, i dati verranno eliminati o distrutti.

Se la candidatura viene accettata, i dati personali raccolti durante la procedura di selezione saranno trasferiti nel fascicolo personale dell’utente e conservati per tutta la durata dell’impiego. I periodi per cui i dati saranno conservati verranno comunicati all’utente in una nuova Informativa sulla privacy.

I dati saranno conservati in una serie di posizioni differenti, inclusi i registri della candidatura, i sistemi dedicati alla gestione delle risorse umane e altri sistemi IT (come quelli utilizzati per la posta elettronica).

5.7 Tutela dei dati personali

Adotteremo tutte le misure ragionevolmente necessarie al fine di garantire che i dati dell’utente vengano trattati in maniera sicura e conforme con la presente Informativa. Pur facendo del nostro meglio per proteggere i dati personali dell’utente, non possiamo garantirne la sicurezza quando vengono trasmessi ai nostri siti web. Ogni trasmissione di dati è a rischio esclusivo dell’utente.

Tutti i nostri fornitori di servizi di terze parti e altre entità del Gruppo sono tenuti ad adottare misure di sicurezza appropriate al fine di proteggere i dati personali dell’utente in linea con le nostre prassi. Richiediamo a queste terze parti di trattare le informazioni personali in conformità con le normative applicabili in materia di protezione dei dati e di tutelarne la riservatezza. Non consentiamo ai nostri fornitori di servizi di terze parti di utilizzare i dati personali dell’utente per le loro finalità. Consentiamo loro di trattare le informazioni personali esclusivamente per le finalità specificate e in conformità con le nostre istruzioni.

La nostra azienda prende in seria considerazione la sicurezza dei dati personali. Adottiamo prassi e controlli interni per impedire la perdita, la distruzione accidentale, l’utilizzo improprio o la divulgazione delle informazioni personali e per consentirne l’accesso esclusivamente ai nostri dipendenti per il corretto assolvimento dei loro compiti. Maggiori dettagli sono disponibili nel sistema Management & Operations dell’azienda.

5.8 I diritti dell’utente

In qualità di soggetto interessato, l’utente gode di una serie di diritti:

  • richiesta di accesso alle informazioni personali (comunemente nota anche come “richiesta di accesso da parte del soggetto interessato”); l’utente può ricevere una copia delle informazioni personali da noi conservate e verificare la liceità del trattamento dei dati;
  • richiedere correzioni ai dati personali in nostro possesso; l’utente può richiedere la correzione di eventuali suoi dati incompleti o errati;
  • richiesta di cancellazione delle informazioni personali; l’utente può richiederci di eliminare o rimuovere i suoi dati personali laddove non sussista una valida ragione per continuare a trattarli; l’utente ha inoltre il diritto di chiederci di eliminare o rimuovere i suoi dati personali nel caso in cui abbia esercitato il suo diritto di opporsi al trattamento (cfr. più avanti);
  • richiesta di limitazione del trattamento delle informazioni personali; l’utente può chiederci di sospendere il trattamento dei suoi dati personali, per esempio se desidera che stabiliamo l’accuratezza dei dati o la ragione per il loro trattamento;
  • richiesta di trasferimento dei dati personali a un’altra parte.

Non sono previsti contributi per accedere ai dati personali (né per esercitare gli altri summenzionati diritti). Tuttavia, possiamo applicare un contributo ragionevole se la richiesta è chiaramente infondata o eccessiva. In alternativa, in tali circostanze possiamo rifiutarci di ottemperare alla richiesta.

Se l’utente ritiene che l’azienda non abbia rispettato le disposizioni in materia di protezione dei dati, può sporgere reclamo all’Information Commissioner.

5.9 Cosa accade se l’utente non fornisce i propri dati personali?

Non sussiste alcun obbligo di legge o contrattuale che vincoli l’utente a fornire dati all’azienda durante la procedura di selezione. Tuttavia, se l’utente non fornisce tali informazioni, l’azienda potrebbe non essere in grado di elaborare, in toto o in parte, la sua candidatura.

6. Come contattarci

In caso di domande, commenti o richieste in merito alla presente Informativa, o se si desidera esercitare i diritti descritti in precedenza, l’utente può contattarci utilizzando le seguenti modalità:

  • via e-mail all’indirizzo datacontroller@imprimatur.co.uk
  • via telefono al numero +44(0)1483791400
  • via posta all’attenzione del Data Controller (responsabile del trattamento dei dati personali), Imprimatur Limited, 22 Church Street, Godalming, Surrey GU7 1EW, Inghilterra
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