Déclaration de confidentialité Web et mobile

Version du 2 décembre 2018

Le Groupe Imprimatur (« nous », « notre », « nos ») s’engage à protéger et à respecter votre vie privée.

Cette politique, en plus de nos Conditions commerciales et de notre Politique en matière de cookies (et tout autre document auquel il est fait référence dans les présentes), établit les bases sur lesquelles nous traiterons les données à caractère personnel que nous collectons sur vous ou que vous nous fournissez sur www.imprimatur.co.uk ou www.imprimatur.de (nos « sites Web »).

Le terme « données à caractère personnel » (ou données personnelles) désigne toute information relative à un individu pouvant permettre d’identifier cet individu, à partir de cette seule information ou en l’associant à d'autres informations que nous détenons.

Nous sommes le responsable du traitement des données à caractère personnel que vous nous fournissez ou que nous collectons par le biais de notre site Web. En d’autres termes, nous décidons comment nous conservons et utilisons vos données et avons l’obligation de vous communiquer les informations contenues dans la présente Politique de confidentialité (la « Politique »). Il est important que vous lisiez cette politique afin de savoir comment et pourquoi nous utilisons de telles informations et ce que nous en faisons.

1. À quoi sert une politique de confidentialité ?

Les informations identifiant un individu ou pouvant être utilisées à cette fin sont appelées des « données à caractère personnel ». Toutes les organisations amenées à traiter des données à caractère personnel doivent se conformer aux lois en vigueur en matière de protection des données et traiter les données dans le respect des règles et du droit. Nous avons notamment l’obligation de vous informer sur l’utilisation de vos données à caractère personnel. Nous nous attachons à respecter toutes nos obligations légales et à prendre toutes les mesures nécessaires pour nous y conformer lors du stockage et du traitement de vos données à caractère personnel.

2. Politique de confidentialité

2.1 Pourquoi collectons-nous des données à caractère personnel vous concernant ?

Nous collectons des données à caractère personnel vous concernant afin de répondre à nos obligations dans le cadre de la fourniture d’un service, pour répondre à une demande ou satisfaire la demande d'un client. Si vous ne nous fournissez pas ces données, nous ne pourrons pas vous fournir les renseignements demandés ou répondre à votre demande.

Le terme « données à caractère personnel » (ou données personnelles) désigne toute information relative à un individu pouvant permettre d’identifier cet individu, à partir de cette seule information ou en l’associant à d'autres informations que nous détenons.

2.2 Quelles données à caractère personnel collectons-nous sur vous et comment procédons-nous ?

Nous pouvons collecter les informations suivantes vous concernant :

  • vos coordonnées, par exemple votre nom, votre entreprise, votre fonction, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail et votre pays de résidence.

Nous collectons vos données à caractère personnel de différentes manières, y compris :

  • si vous interagissez avec nous par le biais de notre site Web, par exemple en remplissant un formulaire, ou si vous communiquez avec nous par e-mail, nous collectons les données à caractère personnel que vous nous fournissez ;
  • si vous commandez l'un de nos services, y compris si vous créez un compte ;
  • si vous effectuez des paiements ou modifiez les détails de votre compte ; lorsque vous visitez nos sites Web (par exemple, grâce à des cookies, votre adresse IP et d'autres informations générées par les navigateurs). Reportez-vous à notre Politique en matière de cookies pour en savoir plus.

2.3 Comment utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous utilisons vos données à caractère personnel pour : (i) vous fournir toute information ou tout service que vous nous demandez ; (ii) traiter votre demande ; ou (iii) permettre des paiements par carte bancaire sur nos portails Web.

Dans la plupart des cas, vous fournissez volontairement vos données à caractère personnel. Cependant, si vous nous demandez des informations ou si vous nous envoyez une demande, nous ne pourrons pas vous fournir les renseignements demandés ou répondre à votre demande sans obtenir des informations de base de votre part, comme votre nom et vos coordonnées. Si vous ne nous fournissez pas ces données, nous ne pourrons pas vous fournir les renseignements demandés ou répondre à votre demande.

Si vous commandez des services par le biais de notre site Web, vous devez d'abord créer un compte pour lequel vous devez renseigner votre nom et votre adresse e-mail. Nous ne pouvons pas exécuter nos services sans ces informations.

Si vous nous envoyez des commentaires, nous sommes susceptibles de les utiliser pour améliorer notre site Web et/ou nos services.

Dans ces cas, nous avons un intérêt légitime à traiter vos données à caractère personnel, puisque ce traitement est nécessaire pour répondre à votre demande, vous fournir des services et améliorer notre site Web et nos services.

Nous pouvons également utiliser vos données à caractère personnel afin de vous envoyer des informations sur des services susceptibles de vous intéresser. À moins que nous ayons un intérêt légitime à utiliser vos données à caractère personnel pour vous fournir ces informations, nous vous demanderons votre accord préalable.

Vous pouvez nous demander à tout moment de cesser d'utiliser vos données à caractère personnel à des fins de marketing en nous contactant aux coordonnées figurant à la fin de cette Politique de confidentialité.

Vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées dans le cadre de prises de décision entièrement automatisées.

2.4 Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous divulguons ces informations à des tiers sélectionnés qui nous aident dans le cadre de la fourniture de notre site Web et de nos services, notamment :

  • « Mailchimp », notre service tiers d’emailing qui envoie nos e-mails promotionnels. La société Mailchimp traite les données à caractère personnel aux États-Unis. Elle s’est toutefois auto-certifiée dans le cadre du Bouclier de Protection des Données UE–États-Unis, qui l'oblige à protéger les données à caractère personnel conformément aux principes du Bouclier de Protection.

https://mailchimp.com/about/security/#Investing_in_Your_Privacy

Pour en savoir plus sur sa certification dans le cadre du Bouclier de Protection, rendez-vous sur :

https://www.privacyshield.gov/list;

  • Des prestataires de services d’analyse et de moteurs de recherche qui nous aident à améliorer et optimiser notre site Web.

Nous partageons également vos données avec les tiers indiqués ci-dessous :

  • tout membre de notre Groupe, c'est-à-dire nos filiales, au sens de la section 1159 du UK Companies Act 2006 ;
  • si nous sommes dans l'obligation de divulguer ou de partager vos données à caractère personnel pour nous conformer à toute obligation légale, ou pour faire respecter ou appliquer nos Conditions générales ou nos Conditions d'utilisation ;
  • si nous vendons ou achetons une entreprise ou des actifs, auquel cas nous sommes susceptibles de divulguer vos données à caractère personnel au vendeur ou à l'acheteur potentiel ; ou
  • si l’entreprise ou la majorité de ses actifs sont acquis par un tiers, auquel cas les données à caractère personnel que nous détenons constitueront l'un des actifs transférés.

Nous concluons des accords avec ces tiers afin de veiller à ce qu'ils respectent la sécurité de vos données et les utilisent exclusivement dans le respect de la réglementation de protection des données.

2.5 Changement de finalité

Nous n’utilisons vos données personnelles qu’aux seules fins pour lesquelles nous les avons collectées, sauf si nous jugeons raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison compatible avec la finalité d’origine. Si nous devons utiliser vos données personnelles à d’autres fins distinctes, nous vous en informerons et vous expliquerons le fondement juridique qui nous permet de le faire.

2.6 Stockage de vos données à caractère personnel

Nous ne conservons vos données à caractère personnel que le temps nécessaire à l’accomplissement du ou des objectifs pour lesquels nous les avons collectées, tel que susmentionné dans la présente politique, et tant que nous sommes tenus de les conserver dans le cadre d’obligations légales et d’intérêts commerciaux légitimes.

2.7 Protection de vos données à caractère personnel

Nous prenons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour veiller à ce que vos données soient traitées de manière sécurisée et conformément à cette politique. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données à caractère personnel, nous ne pouvons garantir la sécurité des données transmises sur notre site Web. Toute transmission de ce type se fait à vos risques et périls.

Tous nos prestataires de services tiers et les autres entités de notre Groupe sont tenus de prendre des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données à caractère personnel conformément à nos politiques. Nous exigeons de ces tiers qu’ils traitent vos données à caractère personnel conformément à la réglementation sur la protection des données et assurent leur confidentialité. Nous n'autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données à caractère personnel à leurs propres fins.

Nous leur permettons uniquement de traiter vos données à caractère personnel à des fins précises et conformément à nos instructions.

Pour notre entreprise, la sécurité de vos données est primordiale. Nous disposons de politiques et de contrôles internes veillant à empêcher la perte, la destruction accidentelle, le détournement et la divulgation de vos données, ainsi que tout accès à vos données, sauf par nos employés dans le cadre de leurs fonctions. Reportez-vous au système de gestion et d’exploitation de l’entreprise pour en savoir plus.

2.8 Vos droits

La réglementation sur la protection des données vous accorde les droits suivants :

  • Le droit de demander l'accès à vos données personnelles (communément appelé une « demande d'accès de la personne concernée »), ce qui vous permet de recevoir une copie des données personnelles que nous détenons sur vous et de vérifier que nous les traitons dans le respect de la loi ;
  • Le droit de demander la correction des données personnelles que nous détenons sur vous, ce qui vous permet de corriger toute information incomplète ou inexacte vous concernant ;
  • Le droit de demander l'effacement de vos données personnelles, ce qui vous permet de nous demander de supprimer des données personnelles lorsqu'il n'existe aucune raison valable de poursuivre leur traitement. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement (voir ci-dessous) ;
  • Le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles, ce qui vous permet de demander la suspension du traitement de vos données, par exemple si vous voulez vérifier leur exactitude ou la raison de leur traitement ; et
  • Le droit de demander une copie des données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans un format courant, structuré et lisible par machine ou de nous demander de les transférer à un autre responsable de traitement.

Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles si nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou celui d'un tiers) et qu’un élément de votre situation particulière vous incite à vous opposer au traitement de vos données sur la base de ce fondement.

Vous n'avez pas de frais à payer pour accéder à vos données personnelles (ou pour exercer l'un des autres droits susmentionnés). Toutefois, nous sommes susceptibles de vous facturer des frais raisonnables si votre demande d'accès est manifestement non fondée ou excessive. Dans de telles circonstances, nous pouvons également refuser de donner suite à votre demande.

Nous sommes susceptibles de vous demander des informations particulières vous concernant afin de vérifier votre identité et que vous avez bien le droit d’accéder à ces informations (ou d’exercer tout autre de vos droits). Il s’agit d’une autre mesure de sécurité appropriée visant à empêcher la divulgation de données personnelles à une personne non autorisée à les recevoir.

Notre site Web peut parfois contenir des liens vers d'autres sites Web, ou en provenant, qui disposent de leurs propres politiques de confidentialité et dont nous ne saurions être tenus responsables. Veuillez consulter ces politiques avant de fournir des données à caractère personnel sur ces sites.

3. Politique de confidentialité client

3.1 Pourquoi collectons-nous des données à caractère personnel vous concernant ?

Dans le cadre de nos procédures de relation client, nous collectons et traitons des données à caractère personnel en lien avec les demandes de nos clients. Nous nous engageons à faire preuve de transparence concernant notre collecte et notre utilisation de ces données et à respecter nos obligations en matière de protection des données.

Le terme « données à caractère personnel » (ou données personnelles) désigne toute information relative à un individu pouvant permettre d’identifier cet individu, à partir de cette seule information ou en l’associant à d'autres informations que nous détenons.

3.2 Quelles données à caractère personnel collectons-nous sur vous et comment procédons-nous ?

Dans le cadre de nos procédures de relation client, nous collectons différents types d’informations sur vous. Ces informations peuvent inclure :

  • votre nom, votre adresse et vos coordonnées, y compris votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone ;
  • des détails sur votre fonction, l’intitulé de votre poste, votre position hiérarchique dans l'organisation du client.

Ces données à caractère personnel peuvent provenir d’informations publiées sur le site Web du client ou sur des réseaux sociaux comme LinkedIn.

Les données sont stockées à différents endroits, notamment sur les systèmes de gestion de la relation client de l'entreprise et sur d'autres systèmes informatiques (y compris la messagerie électronique).

3.3 Comment utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous utilisons vos données à caractère personnel pour : (i) vous fournir toute information ou tout service que vous nous demandez ; (ii) traiter votre demande ; ou (iii) permettre des paiements par carte bancaire sur nos portails Web.

Dans la plupart des cas, vous fournissez volontairement vos données à caractère personnel. Cependant, si vous nous demandez des informations ou si vous nous envoyez une demande, nous ne pourrons pas vous fournir les renseignements demandés ou répondre à votre demande sans obtenir des informations de base de votre part, comme votre nom et vos coordonnées. Si vous ne nous fournissez pas ces données, nous ne pourrons pas vous fournir les renseignements demandés ou répondre à votre demande.

Si vous commandez des services par le biais de notre site Web, vous devez d'abord créer un compte pour lequel vous devez renseigner votre nom et votre adresse e-mail. Nous ne pouvons pas exécuter nos services sans ces informations.

Si vous nous envoyez des commentaires, nous sommes susceptibles de les utiliser pour améliorer notre site Web et/ou nos services.

Dans ces cas, nous avons un intérêt légitime à traiter vos données à caractère personnel, puisque ce traitement est nécessaire pour répondre à votre demande, vous fournir des services et améliorer notre site Web et nos services.

Nous pouvons également utiliser vos données à caractère personnel afin de vous envoyer des informations sur des services susceptibles de vous intéresser. À moins que nous ayons un intérêt légitime à utiliser vos données à caractère personnel pour vous fournir ces informations, nous vous demanderons votre accord préalable.

Vous pouvez nous demander à tout moment de cesser d'utiliser vos données à caractère personnel à des fins de marketing en nous contactant aux coordonnées figurant à la fin de cette Politique de confidentialité.

3.4 Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos informations peuvent être partagées en interne aux fins de l’exercice des procédures de relation client, y compris avec les membres de l'équipe Ventes et Marketing, et :

  • tout membre de notre Groupe, c'est-à-dire nos filiales, au sens de la section 1159 du UK Companies Act 2006 ;
  • si nous sommes dans l'obligation de divulguer ou de partager vos données à caractère personnel pour nous conformer à toute obligation légale, ou pour faire respecter ou appliquer nos Conditions générales ou nos Conditions d'utilisation ;
  • si nous vendons ou achetons une entreprise ou des actifs, auquel cas nous sommes susceptibles de divulguer vos données à caractère personnel au vendeur ou à l'acheteur potentiel ; ou
  • si l’entreprise ou la majorité de ses actifs sont acquis par un tiers, auquel cas les données à caractère personnel que nous détenons constitueront l'un des actifs transférés.
  • nos auditeurs, qui veillent à notre respect des normes ISO.

Nous pouvons aussi partager vos données à caractère personnel avec d'autres entités au sein de notre Groupe dans le cadre de nos activités régulières d’analyse des performances, d'une réorganisation de l'entreprise ou d'une restructuration du Groupe, à des fins de maintenance du système et d'hébergement de données.

3.5 Changement de finalité

Nous n’utilisons vos données personnelles qu’aux seules fins pour lesquelles nous les avons collectées, sauf si nous jugeons raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison compatible avec la finalité d’origine. Si nous devons utiliser vos données personnelles à d’autres fins distinctes, nous vous en informerons et vous expliquerons le fondement juridique qui nous permet de le faire.

3.6 Stockage de vos données à caractère personnel

Nous ne conservons vos données à caractère personnel que le temps nécessaire à l’accomplissement du ou des objectifs pour lesquels nous les avons collectées, tel que susmentionné dans la présente politique, et tant que nous sommes tenus de les conserver dans le cadre d’obligations légales et d’intérêts commerciaux légitimes.

3.7 Protection de vos données à caractère personnel

Nous prenons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour veiller à ce que vos données soient traitées de manière sécurisée et conformément à cette politique. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données à caractère personnel, nous ne pouvons garantir la sécurité des données transmises sur notre site Web. Toute transmission de ce type se fait à vos risques et périls.

Tous nos prestataires de services tiers et les autres entités de notre Groupe sont tenus de prendre des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données à caractère personnel conformément à nos politiques. Nous exigeons de ces tiers qu’ils traitent vos données à caractère personnel conformément à la réglementation sur la protection des données et assurent leur confidentialité. Nous n'autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données à caractère personnel à leurs propres fins. Nous leur permettons uniquement de traiter vos données à caractère personnel à des fins précises et conformément à nos instructions.

Pour notre entreprise, la sécurité de vos données est primordiale. Nous disposons de politiques et de contrôles internes veillant à empêcher la perte, la destruction accidentelle, le détournement et la divulgation de vos données, ainsi que tout accès à vos données, sauf par nos employés dans le cadre de leurs fonctions. Reportez-vous au système de gestion et d’exploitation de l’entreprise pour en savoir plus.

3.8 Vos droits

La réglementation sur la protection des données vous accorde les droits suivants :

  • Le droit de demander l'accès à vos données personnelles (communément appelé une « demande d'accès de la personne concernée »), ce qui vous permet de recevoir une copie des données personnelles que nous détenons sur vous et de vérifier que nous les traitons dans le respect de la loi ;
  • Le droit de demander la correction des données personnelles que nous détenons sur vous, ce qui vous permet de corriger toute information incomplète ou inexacte vous concernant ;
  • Le droit de demander l'effacement de vos données personnelles, ce qui vous permet de nous demander de supprimer des données personnelles lorsqu'il n'existe aucune raison valable de poursuivre leur traitement. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement (voir ci-dessous) ;
  • Le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles, ce qui vous permet de demander la suspension du traitement de vos données, par exemple si vous voulez vérifier leur exactitude ou la raison de leur traitement ; et
  • Le droit de demander une copie des données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans un format courant, structuré et lisible par machine ou de nous demander de les transférer à un autre responsable de traitement.

Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles si nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou celui d'un tiers) et qu’un élément de votre situation particulière vous incite à vous opposer au traitement de vos données sur la base de ce fondement.

Vous n'avez pas de frais à payer pour accéder à vos données personnelles (ou pour exercer l'un des autres droits susmentionnés). Toutefois, nous sommes susceptibles de vous facturer des frais raisonnables si votre demande d'accès est manifestement non fondée ou excessive. Dans de telles circonstances, nous pouvons également refuser de donner suite à votre demande.

Nous sommes susceptibles de vous demander des informations particulières vous concernant afin de vérifier votre identité et que vous avez bien le droit d’accéder à ces informations (ou d’exercer tout autre de vos droits). Il s’agit d’une autre mesure de sécurité appropriée visant à empêcher la divulgation de données personnelles à une personne non autorisée à les recevoir.

Notre site Web peut parfois contenir des liens vers d'autres sites Web, ou en provenant, qui disposent de leurs propres politiques de confidentialité et dont nous ne saurions être tenus responsables. Veuillez consulter ces politiques avant de fournir des données à caractère personnel sur ces sites.

4. Candidats

4.1 Pourquoi collectons-nous des données à caractère personnel vous concernant ?

Nous collectons des données à caractère personnel vous concernant dans le cadre des procédures de recrutement.

Le terme « données à caractère personnel » (ou données personnelles) désigne toute information relative à un individu pouvant permettre d’identifier cet individu, à partir de cette seule information ou en l’associant à d'autres informations que nous détenons.

4.2 Quelles données à caractère personnel collectons-nous sur vous et comment procédons-nous ?

Dans le cadre de notre procédure de recrutement, nous collectons et traitons les données à caractère personnel des candidats. Nous nous engageons à faire preuve de transparence concernant notre collecte et notre utilisation de ces données et à respecter nos obligations en matière de protection des données.

Dans le cadre de notre procédure de recrutement, nous collectons différents types d’informations vous concernant, y compris :

  • votre nom, votre adresse et vos coordonnées, y compris votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone ;
  • des détails sur vos diplômes, vos compétences, votre expérience et vos anciens emplois ;
  • des informations sur votre niveau de rémunération actuel, y compris vos droits aux prestations sociales ;
  • des informations sur un éventuel handicap qui impliquerait d’adapter, dans la mesure du possible, la procédure de recrutement ; et
  • des informations visant à vérifier votre identité et si vous avez le droit de travailler au Royaume-Uni.

Nous pouvons collecter ces informations de différentes manières. Elles peuvent par exemple être extraites de formulaires de candidature, de votre CV, de votre passeport ou d’autres documents d’identité, ou collectées au cours d’entretiens ou d’autres formes d’évaluation.

Si nous vous proposons un emploi à l’issue de la procédure de recrutement, nous vous demanderons des données à caractère personnel supplémentaires vous concernant, qui sont détaillées dans notre Déclaration de confidentialité des données destinée aux employés.

Nous pouvons collecter des données à caractère personnel vous concernant à partir d’informations publiées sur des sites d’emploi ou des réseaux sociaux comme LinkedIn où vous avez indiqué être en recherche d’emploi.

Nous pouvons également collecter des données à caractère personnel sur vous auprès de tiers, par exemple lors de la vérification des recommandations de vos anciens employeurs, auprès de prestataires de vérification de l’expérience professionnelle et lors de l’interrogation de votre casier judiciaire. Nous ne nous renseignerons auprès de tiers qu’après vous avoir proposé un emploi et nous vous informerons de cette démarche.

4.3 Comment utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous devons traiter vos données à caractère personnel, à votre demande, avant l’établissement d’un contrat avec vous. Nous pouvons aussi être amenés à traiter vos données pour conclure un contrat avec vous.

Dans certains cas, nous devons aussi traiter vos données dans le cadre d’obligations légales. Nous avons par exemple l’obligation de vérifier que les candidats retenus sont titulaires d’un permis de travail au Royaume-Uni avant le début de l’emploi.

Nous avons un intérêt légitime à traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de nos procédures de recrutement et de la tenue des registres liés à ces procédures. Le traitement des données des candidats nous permet de mener à bien la procédure de recrutement, d’évaluer et de vérifier les compétences d’un candidat pour un emploi et de prendre une décision de recrutement. Nous pouvons également être amenés à traiter les données des candidats pour répondre à des poursuites judiciaires et nous défendre.

Nous pouvons être amenés à traiter des données de catégories particulières, notamment sur l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, la religion ou les croyances, dans le cadre de nos statistiques de recrutement. Nous pouvons aussi collecter des informations relatives à l’éventuel handicap d’un candidat pour veiller à procéder à des ajustements lorsque nécessaire. Nous traitons ces informations pour nous conformer à nos obligations et exercer des droits particuliers dans le cadre du droit du travail.

Pour certains postes, nous pouvons avoir l’obligation de chercher des informations sur les condamnations pénales des candidats. Nous cherchons ces informations afin de nous conformer à nos obligations et d’exercer des droits particuliers dans le cadre du droit du travail.

Si votre candidature n'aboutit pas, nous sommes susceptibles de conserver vos données à caractère personnel au cas où une future offre d’emploi correspondrait à votre profil. Avant de conserver vos données à cette fin, nous vous demanderons votre accord, que vous êtes libre de retirer à tout moment.

4.4 Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos informations peuvent être partagées en interne aux fins de la procédure de recrutement, y compris avec le personnel des ressources humaines et de l’équipe de recrutement, les personnes chargées des entretiens, les responsables du service concerné par le recrutement et les membres du service informatique s’ils doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.

Nous partageons également vos données avec les tiers indiqués ci-dessous :

  • tout membre de notre Groupe, c'est-à-dire nos filiales, au sens de la section 1159 du UK Companies Act 2006 ;
  • si nous sommes dans l'obligation de divulguer ou de partager vos données à caractère personnel pour nous conformer à toute obligation légale, ou pour faire respecter ou appliquer nos Conditions générales ou nos Conditions d'utilisation ;
  • si nous devions vendre ou acheter une entreprise ou des actifs, auquel cas nous sommes susceptibles de divulguer vos données à caractère personnel au vendeur ou à l'acheteur potentiel ; ou
  • si l’entreprise ou la majorité de ses actifs sont acquis par un tiers, auquel cas les données à caractère personnel que nous détenons constitueront l'un des actifs transférés.
  • nos auditeurs, qui veillent à notre respect des normes ISO.

Nous pouvons aussi partager vos données à caractère personnel avec d'autres entités au sein de notre Groupe dans le cadre de nos activités régulières d’analyse des performances, d'une réorganisation de l'entreprise ou d'une restructuration du Groupe, à des fins de maintenance du système et d'hébergement de données.

Nous ne partagerons pas vos données avec d’autres tiers, à moins que votre candidature ne soit retenue et qu’un emploi vous soit proposé. Nous partagerons alors vos données avec vos anciens employeurs pour obtenir des recommandations, avec des prestataires de vérification de l’expérience professionnelle pour effectuer les vérifications requises et avec le Disclosure and Barring Service (DBS) pour l’obtention d’un extrait de casier judiciaire. Ces tiers s'ajoutent aux autres organisations définies dans notre Déclaration de confidentialité destinée aux employés.

Par ailleurs, si votre situation nécessite quelques adaptations de poste, nous sommes susceptibles de devoir contacter un prestataire externe pour nous aider à comprendre vos besoins et à acquérir du matériel spécialisé. Aucun tiers ne sera contacté sans votre accord préalable. Ces tiers peuvent inclure la médecine du travail, des programmes dédiés aux travailleurs handicapés (programme Access to Work au Royaume-Uni), etc.

Nous ne transférerons pas vos données en dehors de l'Espace économique européen.

4.5 Changement de finalité

Nous n’utilisons vos données personnelles qu’aux seules fins pour lesquelles nous les avons collectées, sauf si nous jugeons raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison compatible avec la finalité d’origine. Si nous devons utiliser vos données personnelles à d’autres fins distinctes, nous vous en informerons et vous expliquerons le fondement juridique qui nous permet de le faire.

4.6 Stockage de vos données à caractère personnel

Si votre candidature n'aboutit pas, nous conserverons vos données pendant trois mois à compter de la fin de la procédure de recrutement concernée. Si vous nous autorisez à garder vos données à caractère personnel, nous les conserverons pendant trois mois supplémentaires afin de les étudier dans le cadre de futures offres d’emploi. Passé ce délai, ou si vous retirez votre accord dans l’intervalle, nous supprimerons ou détruirons vos données.

Si votre candidature est retenue, les données à caractère personnel collectées pendant la procédure de recrutement seront transférées vers votre dossier personnel et conservées pour toute la durée de votre contrat de travail. La durée de conservation de vos données vous sera précisée dans une nouvelle déclaration de confidentialité.

Vos données sont stockées à différents endroits, y compris dans votre dossier de candidature, dans les systèmes de gestion des ressources humaines et sur d’autres systèmes informatiques (y compris la messagerie électronique).

4.7 Protection de vos données à caractère personnel

Nous prenons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour veiller à ce que vos données soient traitées de manière sécurisée et conformément à cette politique. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données à caractère personnel, nous ne pouvons garantir la sécurité des données transmises sur notre site Web. Toute transmission de ce type se fait à vos risques et périls.

Tous nos prestataires de services tiers et les autres entités de notre Groupe sont tenus de prendre des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données à caractère personnel conformément à nos politiques. Nous exigeons de ces tiers qu’ils traitent vos données à caractère personnel conformément à la réglementation sur la protection des données et assurent leur confidentialité. Nous n'autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données à caractère personnel à leurs propres fins. Nous leur permettons uniquement de traiter vos données à caractère personnel à des fins précises et conformément à nos instructions.

Pour notre entreprise, la sécurité de vos données est primordiale. Nous disposons de politiques et de contrôles internes veillant à empêcher la perte, la destruction accidentelle, le détournement et la divulgation de vos données, ainsi que tout accès à vos données, sauf par nos employés dans le cadre de leurs fonctions. Reportez-vous au système de gestion et d’exploitation de l’entreprise pour en savoir plus.

4.8 Vos droits

En tant que personne concernée, vous avez des droits. Vous pouvez :

  • demander l'accès à vos données à caractère personnel (communément appelé une « demande d'accès de la personne concernée »), ce qui vous permet de recevoir une copie des données à caractère personnel que nous détenons sur vous et de vérifier que nous les traitons dans le respect de la loi ;
  • demander la correction des données à caractère personnel que nous détenons sur vous, ce qui vous permet de corriger toute information incomplète ou inexacte vous concernant ;
  • demander l'effacement de vos données à caractère personnel, ce qui vous permet de nous demander de supprimer des données à caractère personnel lorsqu'il n'existe aucune raison valable de poursuivre leur traitement. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer vos données à caractère personnel lorsque vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement (voir ci-dessous) ;
  • demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, ce qui vous permet de demander la suspension du traitement de vos données, par exemple si vous voulez vérifier leur exactitude ou la raison de leur traitement ;
  • demander le transfert de vos données à caractère personnel à un tiers.

Vous n'avez pas de frais à payer pour accéder à vos données personnelles (ou pour exercer l'un des autres droits susmentionnés). Toutefois, nous sommes susceptibles de vous facturer des frais raisonnables si votre demande d'accès est manifestement non fondée ou excessive. Dans de telles circonstances, nous pouvons également refuser de donner suite à votre demande.

Si vous pensez que nous n’avons pas respecté vos droits en matière de protection des données, vous pouvez adresser une réclamation à l’Information Commissioner's Office.

4.9 Que se passe-t-il si vous ne nous fournissez pas vos données à caractère personnel ?

Vous n’avez pas l’obligation légale ou contractuelle de nous fournir des données au cours de la procédure de recrutement. Toutefois, en l’absence de ces informations, nous pourrions ne pas être en mesure de traiter votre candidature, ou de la traiter correctement.

4.10 Prise de décision automatisée

Les procédures de recrutement ne reposent pas uniquement sur une prise de décision automatisée.

5. Travailleurs indépendants

5.1 Pourquoi collectons-nous des données à caractère personnel vous concernant ?

Nous collectons des données à caractère personnel vous concernant dans le cadre de la procédure de recrutement des travailleurs indépendants.

Le terme « données à caractère personnel » (ou données personnelles) désigne toute information relative à un individu pouvant permettre d’identifier cet individu, à partir de cette seule information ou en l’associant à d'autres informations que nous détenons.

5.2 Quelles données à caractère personnel collectons-nous sur vous et comment procédons-nous ?

Dans le cadre de notre procédure de recrutement des travailleurs indépendants, nous collectons et traitons des données à caractère personnel lorsque nécessaire. Nous nous engageons à faire preuve de transparence concernant notre collecte et notre utilisation de ces données et à respecter nos obligations en matière de protection des données.

Dans le cadre de notre procédure de recrutement des travailleurs indépendants, nous collectons différents types d’informations sur vous. Ces informations peuvent inclure (sans s’y limiter) :

  • votre nom, votre adresse et vos coordonnées, y compris votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone ;
  • le détail de vos compétences, vos tarifs, vos domaines de spécialité, vos langues de travail, votre sexe, les dates de vos diplômes, votre expérience et vos anciens emplois ;
  • des informations visant à vérifier votre identité et si vous avez le droit de travailler au Royaume-Uni ;
  • votre photo afin que nous puissions vous fournir un pack d'identification.

Nous pouvons collecter ces informations de différentes manières. Elles peuvent par exemple être extraites de formulaires de candidature, de votre CV, de votre passeport ou d’autres documents d’identité, ou collectées au cours d’entretiens ou d’autres formes d’évaluation.

Nous pouvons collecter des données à caractère personnel vous concernant à partir d’informations publiées sur des sites d’emploi ou des réseaux sociaux comme LinkedIn où vous avez indiqué être disponible.

Nous pouvons également collecter des données à caractère personnel sur vous auprès de tiers, afin de vérifier vos antécédents. Vérifications des antécédents (p. ex., extraits de casier judiciaire DBS), informations de vérification de l'identité (p. ex., copies du passeport incluant son numéro, sa date d'expiration et votre pays de résidence, permis de conduire ou carte d'identité), justificatif de domicile et références. Les vérifications des antécédents et de l’identité que nous effectuons (sauf s’ils sont soumis aux exigences particulières d’un client, comme expliqué ci-après) peuvent comporter des contrôles dans le cadre du Baseline Personnel Security Standard (BPSS) (consultez la page https://www.gov.uk/government/publications/government-baseline-personnel-security-standard pour en savoir plus). Nous effectuons ces vérifications en raison de notre collaboration régulière avec les organes gouvernementaux, qui nous obligent contractuellement à réaliser ces contrôles.

5.3 Comment utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous collectons et traitons vos données si nécessaire :

  • pour nous permettre de conclure un contrat avec vous et/ou d’en respecter les termes ;
  • dans le cadre de nos intérêts légitimes, ou des intérêts légitimes d’un tiers comme un client, à condition que vos intérêts et vos droits fondamentaux ne prévalent pas sur nos intérêts ;
  • pour nous conformer à nos obligations légales ; et/ou
  • avec votre accord.

Nous avons besoin de ces informations pour vous engager en tant que linguiste, et en leur absence, nous ne pourrons pas vous ajouter sur la liste de nos linguistes validés. Dans certains cas (lorsque nos clients l’exigent ou si cela est autrement nécessaire), nous pouvons également être amenés à effectuer des vérifications de sécurité renforcées nous permettant d’évaluer, avant de vous engager en tant que linguiste, si nous pouvons vous confier des missions pour le compte de nos clients. Si de telles vérifications sont nécessaires, nous vous informerons de notre intention. Si vous ne satisfaites pas aux exigences des vérifications de sécurité renforcées, vous pourriez ne pas être engagé en tant que linguiste pour certains clients, mais cela ne compromettrait en rien votre adéquation à de futures missions, pour d’autres clients.

5.4 Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos informations peuvent être partagées en interne aux fins de l'exercice des missions, y compris avec le personnel de l’équipe de recrutement, les personnes chargées des entretiens, les responsables du service concerné par le recrutement et les membres du service informatique s’ils doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.

Nous partageons également vos données avec les tiers indiqués ci-dessous :

  • tout membre de notre Groupe, c'est-à-dire nos filiales, au sens de la section 1159 du UK Companies Act 2006 ;
  • si nous sommes dans l'obligation de divulguer ou de partager vos données à caractère personnel pour nous conformer à toute obligation légale, ou pour faire respecter ou appliquer nos Conditions générales ou nos Conditions d'utilisation ;
  • si nous vendons ou achetons une entreprise ou des actifs, auquel cas nous sommes susceptibles de divulguer vos données à caractère personnel au vendeur ou à l'acheteur potentiel ; ou
  • si l’entreprise ou la majorité de ses actifs sont acquis par un tiers, auquel cas les données à caractère personnel que nous détenons constitueront l'un des actifs transférés.
  • nos auditeurs, qui veillent à notre respect des normes ISO.

Nous pouvons aussi partager vos données à caractère personnel avec d'autres entités au sein de notre Groupe dans le cadre de nos activités régulières d’analyse des performances, d'une réorganisation de l'entreprise ou d'une restructuration du Groupe, à des fins de maintenance du système et d'hébergement de données.

Nous ne partagerons pas vos données avec d’autres tiers, à moins que votre candidature ne soit retenue. Nous partagerons alors vos données avec vos anciens employeurs pour obtenir des recommandations, avec des prestataires de vérification de l’expérience professionnelle pour effectuer les vérifications requises et avec le Disclosure and Barring Service (DBS) pour l’obtention d’un extrait de casier judiciaire. Ces tiers s'ajoutent aux autres organisations définies dans nos Contrats de service. Nous ne transférerons pas vos données en dehors de l'Espace économique européen.

5.5 Changement de finalité

Nous n’utilisons vos données personnelles qu’aux seules fins pour lesquelles nous les avons collectées, sauf si nous jugeons raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison compatible avec la finalité d’origine. Si nous devons utiliser vos données personnelles à d’autres fins distinctes, nous vous en informerons et vous expliquerons le fondement juridique qui nous permet de le faire.

5.6 Stockage de vos données à caractère personnel

Si votre candidature n'aboutit pas, nous conserverons vos données pendant trois mois à compter de la fin de la procédure de recrutement concernée. Si vous nous autorisez à garder vos données à caractère personnel, nous les conserverons pendant trois mois supplémentaires afin de les étudier dans le cadre de futures offres d’emploi. Passé ce délai, ou si vous retirez votre accord dans l’intervalle, nous supprimerons ou détruirons vos données.

Si votre candidature est retenue, les données à caractère personnel collectées pendant la procédure de recrutement seront transférées vers votre dossier personnel et conservées pour toute la durée de votre contrat de travail. La durée de conservation de vos données vous sera précisée dans une nouvelle déclaration de confidentialité.

Vos données sont stockées à différents endroits, y compris dans votre dossier de candidature, dans les systèmes de gestion des ressources humaines et sur d’autres systèmes informatiques (y compris la messagerie électronique).

5.7 Protection de vos données à caractère personnel

Nous prenons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour veiller à ce que vos données soient traitées de manière sécurisée et conformément à cette politique. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données à caractère personnel, nous ne pouvons garantir la sécurité des données transmises sur notre site Web. Toute transmission de ce type se fait à vos risques et périls.

Tous nos prestataires de services tiers et les autres entités de notre Groupe sont tenus de prendre des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données à caractère personnel conformément à nos politiques. Nous exigeons de ces tiers qu’ils traitent vos données à caractère personnel conformément à la réglementation sur la protection des données et assurent leur confidentialité. Nous n'autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données à caractère personnel à leurs propres fins. Nous leur permettons uniquement de traiter vos données à caractère personnel à des fins précises et conformément à nos instructions.

Pour notre entreprise, la sécurité de vos données est primordiale. Nous disposons de politiques et de contrôles internes veillant à empêcher la perte, la destruction accidentelle, le détournement et la divulgation de vos données, ainsi que tout accès à vos données, sauf par nos employés dans le cadre de leurs fonctions. Reportez-vous au système de gestion et d’exploitation de l’entreprise pour en savoir plus.

5.8 Vos droits

En tant que personne concernée, vous avez des droits. Vous pouvez :

  • demander l'accès à vos données à caractère personnel (communément appelé une « demande d'accès de la personne concernée »), ce qui vous permet de recevoir une copie des données à caractère personnel que nous détenons sur vous et de vérifier que nous les traitons dans le respect de la loi ;
  • demander la correction des données à caractère personnel que nous détenons sur vous, ce qui vous permet de corriger toute information incomplète ou inexacte vous concernant ;
  • demander l'effacement de vos données à caractère personnel, ce qui vous permet de nous demander de supprimer des données à caractère personnel lorsqu'il n'existe aucune raison valable de poursuivre leur traitement. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer vos données à caractère personnel lorsque vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement (voir ci-dessous) ;
  • demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, ce qui vous permet de demander la suspension du traitement de vos données, par exemple si vous voulez vérifier leur exactitude ou la raison de leur traitement ;
  • demander le transfert de vos données à caractère personnel à un tiers.

Vous n'avez pas de frais à payer pour accéder à vos données personnelles (ou pour exercer l'un des autres droits susmentionnés). Toutefois, nous sommes susceptibles de vous facturer des frais raisonnables si votre demande d'accès est manifestement non fondée ou excessive. Dans de telles circonstances, nous pouvons également refuser de donner suite à votre demande.

Si vous pensez que nous n’avons pas respecté vos droits en matière de protection des données, vous pouvez adresser une réclamation à l’Information Commissioner's Office.

5.9 Que se passe-t-il si vous ne nous fournissez pas vos données à caractère personnel ?

Vous n’avez pas l’obligation légale ou contractuelle de nous fournir des données au cours de la procédure de recrutement. Toutefois, en l’absence de ces informations, nous pourrions ne pas être en mesure de traiter votre candidature, ou de la traiter correctement.

6. Nous contacter

Si vous avez des questions, des commentaires ou des demandes concernant cette politique ou si vous souhaitez exercer l'un de vos droits susmentionnés, vous pouvez nous contacter de l'une des manières suivantes :

  • par e-mail à l’adresse datacontroller@imprimatur.co.uk
  • par téléphone au +44(0)1483791400
  • par courrier à Data Controller, Imprimatur Limited, 22 Church Street, Godalming, Surrey GU7 1EW, Royaume-Uni
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