Hinweis zum Internet- und Smartphone-Datenschutz

Version 02. Dez. 18

Die Imprimatur-Gruppe („wir“, „uns“ oder „unser/e“) verpflichtet sich dazu, Ihre Privatsphäre zu schützen und zu respektieren.

Zusammen mit unseren Geschäftsbedingungen und unserer Cookie-Richtlinie (sowie mit jeglichen anderen Dokumenten, auf die hierin Bezug genommen wird) bildet diese Richtlinie die Basis für die Verarbeitung jeglicher personenbezogener Daten, die wir über Sie auf www.imprimatur.co.uk oder www.imprimatur.de (unseren „Websites“) erheben oder die uns von Ihnen zur Verfügung gestellt werden.

Unter „personenbezogenen Daten“ (oder persönlichen Daten) sind jegliche Informationen über ein Individuum zu verstehen, anhand derer diese Person identifiziert werden kann, entweder nur anhand dieser Information oder in Verbindung mit anderen von uns gespeicherten Daten.

Wir sind der Datenverantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen oder die wir über unsere Website erheben. Dies bedeutet, dass wir verantwortlich für die Entscheidung sind, wie wir personenbezogene Daten speichern und verwenden, und dass wir dazu verpflichtet sind, Sie über den Inhalt dieser Datenschutzrichtlinie („Richtlinie“) zu informieren. Es ist wichtig, dass Sie diese Richtlinie lesen, sodass Sie wissen, wie und warum wir solche Daten verwenden und wie wir damit umgehen.

1. Wozu eine Datenschutzrichtlinie?

Informationen, die eine natürliche Person identifizieren oder zu deren Identifikation verwendet werden können, werden als „personenbezogene Daten“ bezeichnet. Alle Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen diese Verarbeitung angemessen, gesetzeskonform und in Übereinstimmung mit dem anzuwendenden Datenschutzgesetz durchführen. Dies umfasst unsere Verpflichtung, Ihnen mitzuteilen, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden. Wir nehmen alle unsere gesetzlichen Verpflichtungen ernst und unternehmen alle notwendigen Schritte, um deren Einhaltung bei der Speicherung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

2. Datenschutzrichtlinie

2.1 Warum erheben wir personenbezogene Daten von Ihnen?

Das Unternehmen zeichnet personenbezogene Daten von Ihnen auf, um seinen Verpflichtungen nachzukommen, eine Dienstleistung anzubieten, eine Anfrage zu beantworten oder einen Kundenwunsch zu erfüllen. Sofern Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir Ihnen keine Informationen zukommen lassen oder Ihre Anfrage nicht beantworten.

Unter „personenbezogenen Daten“ (oder persönlichen Daten) sind jegliche Informationen über ein Individuum zu verstehen, anhand derer diese Person identifiziert werden kann, entweder nur anhand dieser Information oder in Verbindung mit anderen von uns gespeicherten Daten.

2.2 Welche personenbezogenen Daten erheben wir von Ihnen und wie gehen wir dabei vor?

Wir können folgende Daten von Ihnen erheben:

  • Ihre Kontaktdaten, wie Name, Unternehmen, Berufsbezeichnung, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Wohnsitzland.

Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten auf verschiedene Weisen, darunter folgende:

  • wenn Sie mit uns über unsere Website interagieren, beispielsweise, indem Sie Anfrageformulare ausfüllen oder wenn Sie mit uns per E-Mail kommunizieren, speichern wir die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen;
  • wenn Sie eine unserer Dienstleistungen in Anspruch nehmen, darunter auch die Einrichtung eines Benutzerkontos bei uns;
  • wenn Sie Zahlungen tätigen oder Ihre Kontendetails verändern; wenn Sie unsere Websites besuchen (beispielsweise durch Cookies, über Ihre IP-Adresse und andere browsergenerierte Informationen). Weitere Informationen erhalten Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

2.3 Wie verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir werden diese personenbezogenen Daten dazu verwenden, (i) Ihnen Informationen oder Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen, die Sie von uns anfordern; (ii) Ihre Anfrage zu bearbeiten; (iii) über unsere Webportale Kreditkartenzahlungen entgegenzunehmen.

In den meisten Fällen ist die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten freiwillig. Sollten Sie Informationen anfordern oder eine Anfrage stellen, können wir weder diese Informationen zur Verfügung stellen noch Ihre Anfrage beantworten, ohne einige grundlegende Daten, wie beispielsweise Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten, von Ihnen zu erhalten. Sofern Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir Ihnen keine Informationen zukommen lassen oder Ihre Anfrage nicht beantworten.

Sofern Sie Dienstleistungen über unsere Website in Auftrag geben, müssen Sie zunächst ein Benutzerkonto erstellen, für das Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse angeben müssen. Ohne diese Angaben können wir Ihnen unsere Dienstleistungen nicht zur Verfügung stellen.

Sofern Sie uns eine Rückmeldung gegeben haben, können wir diese Rückinformationen dazu verwenden, unsere Website und/oder die von uns angebotenen Dienstleistungen zu optimieren.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in dieser Art und Weise liegt in unserem berechtigten Interesse, da die Daten notwendig sind, um auf Ihre Anfrage nach unseren Dienstleistungen reagieren zu können und um die Optimierung unserer Website und unserer Dienstleistungen zu unterstützen.

Ferner können wir Ihre personenbezogenen Daten dazu verwenden, Ihnen Informationen über unsere Dienstleistungen zukommen zu lassen, von denen wir ausgehen, dass sie für Sie von Interesse sein könnten. Sofern kein berechtigtes Interesse unsererseits besteht, Ihre personenbezogenen Daten für die Bereitstellung solcher Informationen zu verwenden, werden wir Ihr Einverständnis für diese Nutzung einholen.

Sie können uns jederzeit dazu auffordern, Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für Marketingzwecke zu verwenden, indem Sie sich über die am Ende dieser Datenschutzrichtlinie angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.

Wir führen keinerlei ausschließlich automatisierte Entscheidungsprozesse unter Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch.

2.4 Mit wem werden Ihre personenbezogenen Daten geteilt?

Wir geben diese Daten an ausgewählte Dritte weiter, die wir damit beauftragt haben, uns bei der Bereitstellung unserer Website und unserer Dienstleistungen zu unterstützen. Dazu gehören:

  • unser externer Maildienstleister „Mailchimp“, der für uns Werbe-E-Mails versendet. Mailchimp verarbeitet personenbezogene Daten in den Vereinigten Staaten von Amerika. Das Unternehmen hat sich jedoch selbst nach dem EU/US Privacy Shield zertifiziert, einer Richtlinie, nach der Teilnehmer dazu verpflichtet sind, personenbezogene Daten nach den Prinzipien des Datenschutzschildes zu behandeln.

https://mailchimp.com/about/security/#Investing_in_Your_Privacy

Weitere Informationen zur Privacy Shield-Zertifizierung können auf

https://www.privacyshield.gov/list eingesehen werden;

  • unsere Analyse- und Suchmaschinenanbieter, die uns bei der Optimierung unserer Website unterstützen.

Zudem teilen wir Ihre Daten mit folgenden externen Dritten:

  • Mitglieder unserer Unternehmensgruppe, d. h. unsere Tochtergesellschaften, wie in Section1159 des UK Companies Act 2006 definiert;
  • sofern wir dazu verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen oder weiterzureichen, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen oder um unsere allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Nutzungsbedingungen anzuwenden oder geltend zu machen;
  • sofern wir ein Unternehmen oder Teile davon kaufen oder verkaufen, können wir Ihre personenbezogenen Daten dem Verkäufer bzw. Käufer offenlegen; oder
  • sofern wir oder unsere wesentlichen Geschäftsbereiche von einer dritten Partei übernommen werden, gehören von uns gespeicherte personenbezogene Daten zu den übertragenen Vermögenswerten.

Mit solchen externen Dritten werden wir Vereinbarungen schließen, um zu gewährleisten, dass sie die Sicherheit Ihrer Daten respektieren und nur in Übereinstimmung mit dem Datenschutzgesetz verwenden.

2.5 Zweckänderung

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu dem Zweck, zu dem wir sie aufgezeichnet haben, es sei denn, es besteht nach unserem vernünftigen Ermessen die Notwendigkeit, die Daten zu einem anderen Zweck zu verwenden, der jedoch mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist. Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten zu einem fremden Zweck verwenden müssen, werden wir Sie darüber informieren und die gesetzliche Grundlage erläutern, die uns dies ermöglicht.

2.6. Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Wie vorangehend in dieser Richtlinie beschrieben, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks notwendig ist, zu dem sie erhoben wurden, und so lange, wie es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und berechtigter Geschäftsinteressen erforderlich ist.

2.7. Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Wir unternehmen alle angemessenen Maßnahmen, um zu sicherzustellen, dass der Umgang mit Ihren Daten geschützt und in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie erfolgt. Auch wenn wir Ihre personenbezogenen Daten bestmöglich schützen, können wir die Sicherheit Ihrer auf unsere Website übermittelten Daten nicht gewährleisten. Jegliche Datenübermittlung geschieht auf eigene Gefahr.

Unsere externen Dienstleister und andere Organisationen der Unternehmensgruppe sind dazu angehalten, angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um Ihre personenbezogenen Daten gemäß unserer Richtlinien zu schützen. Wir verlangen von diesen externen Dritten, Ihre personenbezogenen Daten gemäß Datenschutzgesetz und vertraulich zu behandeln. Wir gestatten unseren externen Dienstleistern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für deren eigene Zwecke zu verwenden.

Wir gestatten ihnen ausschließlich, Ihre personenbezogenen Daten für festgelegte Zwecke und gemäß unseren Anweisungen zu verarbeiten.

Das Unternehmen nimmt die Sicherheit Ihrer Daten ernst. Das Unternehmen hat interne Richtlinien aufgestellt und Kontrollmechanismen etabliert, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht verloren gehen, versehentlich gelöscht, missbraucht oder offengelegt werden, und dass ausschließlich unsere Mitarbeiter während der ordnungsgemäßen Wahrnehmung ihrer Aufgaben Zugriff darauf haben. Weitere Details finden Sie im Management- und Betriebssystem des Unternehmens.

2.8 Ihre Rechte

Gemäß Datenschutzgesetz haben Sie das Recht:

  • Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten anzufragen (allgemein bekannt als „Bitte um Offenlegung der gespeicherten Daten“). So können Sie eine Abschrift der personenbezogenen Daten erhalten, die wir über Sie gespeichert haben, und überprüfen, ob wir Ihre Daten rechtmäßig verarbeiten;
  • eine Korrektur der personenbezogenen Daten verlangen, die wir über Sie gespeichert haben. So können Sie unvollständige oder fehlerhafte von uns gespeicherte Daten korrigieren lassen;
  • die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Dies räumt Ihnen das Recht ein, uns zur Löschung oder Entfernung personenbezogener Daten aufzufordern, sofern es keinen guten Grund für uns gibt, diese Daten weiterhin zu verarbeiten. Sie haben zudem das Recht, uns zur Löschung oder Entfernung Ihrer personenbezogenen Daten aufzufordern, sofern Sie Ihr Recht auf Einspruch gegen die Verarbeitung wahrgenommen haben (siehe unten);
  • eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dies räumt Ihnen das Recht ein, uns zu einer Unterbrechung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen aufzufordern, beispielsweise, falls Sie deren Richtigkeit oder den Grund für deren Verarbeitung überprüfen lassen möchten; und
  • eine Abschrift Ihrer uns zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten zu verlangen. Diese Abschrift erhalten Sie in strukturierter Form in einem allgemein üblichen und maschinenlesbaren Format. Zudem können Sie uns dazu auffordern, die Daten an einen anderen Datenverantwortlichen zu übertragen.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, sofern wir diese Bearbeitung mit einem berechtigten Interesse unsererseits (oder mit einem Interesse eines externen Dritten) begründen, und Ihre persönliche Situation etwas beinhaltet, das Sie dazu veranlasst, der Verarbeitung aus diesem Grund widersprechen zu wollen.

Der Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten (oder die Ausübung eines anderen o.g. Rechts) ist für Sie gebührenfrei. Wir können jedoch eine angemessene Gebühr verlangen, falls Ihre Zugriffsanfrage klar unbegründet oder unverhältnismäßig ist. Alternativ können wir uns unter solchen Umständen weigern, Ihrer Anfrage nachzukommen.

Möglicherweise müssen wir bestimmte Daten von Ihnen abfragen, um Ihre Identität und damit Ihr Recht auf den Zugriff auf diese Daten bestätigen zu können (bzw. Ihr Recht auf die Ausübung eines Ihrer anderen Rechte). Dies ist eine weitere angemessene Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass keine unbefugten Personen Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten.

Unsere Website kann von Zeit zu Zeit mit anderen Websites verlinkt sein, die eigene Datenschutzrichtlinien befolgen, für die wir keinerlei Verantwortung oder Haftung übernehmen. Bitte prüfen Sie diese Richtlinien, bevor Sie personenbezogene Daten an diese Websites übermitteln.

3. Kundendatenschutzrichtlinie

3.1 Warum erheben wir personenbezogene Daten von Ihnen?

Im Rahmen unseres Kundenbeziehungsprozesses sammeln und verarbeiten wir auf die Anfrage des Kunden bezogene persönliche Daten. Das Unternehmen verpflichtet sich dazu, die Art der Datenaufzeichnung und -verwendung transparent zu gestalten und die Datenschutzpflichten einzuhalten.

Unter „personenbezogenen Daten“ (oder persönlichen Daten) sind jegliche Informationen über ein Individuum zu verstehen, anhand derer diese Person identifiziert werden kann, entweder nur anhand dieser Information oder in Verbindung mit anderen von uns gespeicherten Daten.

3.2 Welche personenbezogenen Daten von Ihnen erheben wir und wie gehen wir dabei vor?

Im Rahmen unseres Kundenbeziehungsprozesses zeichnen wir verschiedene Informationen über Sie auf. Dazu gehören möglicherweise:

  • Ihr Name, Ihre Adresse und Kontaktdaten, inklusive E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
  • Details zu Ihrer Rolle, Ihrem Titel und Ihrer Position in der Kundenorganisation.

Personenbezogene Daten können auch aus Informationen bezogen werden, die Sie auf der Kunden-Website oder in sozialen Medien wie beispielsweise LinkedIn gepostet haben.

Die Daten werden an verschiedenen Orten gespeichert, darunter in den Client Relationship Management-Systemen des Unternehmens und in anderen IT-Systemen (darunter auch E-Mail-Systeme).

3.3 Wie verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir werden diese personenbezogenen Daten dazu verwenden, (i) Ihnen Informationen oder Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen, die Sie von uns anfordern; (ii) Ihre Anfrage zu bearbeiten; (iii) über unsere Webportale Kreditkartenzahlungen entgegenzunehmen.

In den meisten Fällen ist die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten freiwillig. Sollten Sie Informationen anfordern oder eine Anfrage stellen, können wir weder diese Informationen zur Verfügung stellen noch Ihre Anfrage beantworten, ohne einige grundlegende Daten, wie beispielsweise Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten, von Ihnen zu erhalten. Sofern Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir Ihnen keine Informationen zukommen lassen oder Ihre Anfrage nicht beantworten.

Sofern Sie Dienstleistungen über unsere Website in Auftrag geben, müssen Sie zunächst ein Benutzerkonto erstellen, für das Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse angeben müssen. Ohne diese Angaben können wir Ihnen unsere Dienstleistungen nicht zur Verfügung stellen.

Sofern Sie uns eine Rückmeldung gegeben haben, können wir diese Rückinformationen dazu verwenden, unsere Website und/oder die von uns angebotenen Dienstleistungen zu optimieren.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in dieser Art und Weise liegt in unserem berechtigten Interesse, da die Daten notwendig sind, um auf Ihre Anfrage nach unseren Dienstleistungen reagieren zu können und um die Optimierung unserer Website und unserer Dienstleistungen zu unterstützen.

Ferner können wir Ihre personenbezogenen Daten dazu verwenden, Ihnen Informationen über unsere Dienstleistungen zukommen zu lassen, von denen wir ausgehen, dass sie für Sie von Interesse sein könnten. Sofern kein berechtigtes Interesse unsererseits besteht, Ihre personenbezogenen Daten für die Bereitstellung solcher Informationen zu verwenden, werden wir Ihr Einverständnis für diese Nutzung einholen.

Sie können jederzeit verlangen, Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter für Marketingzwecke zu verwenden, indem Sie sich über die am Ende dieser Datenschutzrichtlinie angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.

3.4 Mit wem werden Ihre personenbezogenen Daten geteilt?

Ihre Daten können für die Zwecke der Ausübung einer Kundenbeziehung intern geteilt werden. Dies umfasst Mitglieder des Vertriebs- und Marketing-Teams:

  • Mitglieder unserer Unternehmensgruppe, d. h. unsere Tochtergesellschaften, wie in Section1159 des UK Companies Act 2006 definiert;
  • sofern wir dazu verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen oder weiterzureichen, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen oder um unsere allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Nutzungsbedingungen anzuwenden oder geltend zu machen;
  • sofern wir ein Unternehmen oder Teile davon kaufen oder verkaufen, können wir Ihre personenbezogenen Daten dem Verkäufer bzw. Käufer offenlegen; oder
  • sofern wir oder unsere wesentlichen Geschäftsbereiche von einer dritten Partei übernommen werden, gehören von uns gespeicherte personenbezogene Daten zu den übertragenen Vermögenswerten.
  • unsere Auditoren, die sicherstellen, dass wir unsere ISO-Standards einhalten.

Wir teilen Ihre personenbezogenen Daten mit anderen Organisationen in unserer Unternehmensgruppe im Rahmen regulärer Berichtsaktivitäten zur Unternehmensleistung, im Rahmen einer Geschäftsneuorganisation oder eine Gruppenrestrukturierung sowie zur Unterstützung der Systempflege und des Datenhostings.

3.5 Zweckänderung

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu dem Zweck, zu dem wir sie aufgezeichnet haben, es sei denn, es besteht nach unserem vernünftigen Ermessen die Notwendigkeit, die Daten zu einem anderen Zweck zu verwenden, der jedoch mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist. Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten zu einem fremden Zweck verwenden müssen, werden wir Sie darüber informieren und die gesetzliche Grundlage erläutern, die uns dies ermöglicht.

3.6. Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Wie vorangehend in dieser Richtlinie beschrieben, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks notwendig ist, zu dem sie erhoben wurden, und so lange, wie es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und berechtigter Geschäftsinteressen erforderlich ist.

3.7. Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Wir unternehmen alle angemessenen Maßnahmen, um zu sicherzustellen, dass der Umgang mit Ihren Daten geschützt und in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie erfolgt. Auch wenn wir Ihre personenbezogenen Daten bestmöglich schützen, können wir die Sicherheit Ihrer auf unsere Website übermittelten Daten nicht gewährleisten. Jegliche Datenübermittlung geschieht auf eigene Gefahr.

Unsere externen Dienstleister und andere Organisationen der Unternehmensgruppe sind dazu angehalten, angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um Ihre personenbezogenen Daten gemäß unserer Richtlinien zu schützen. Wir verlangen von diesen externen Dritten, Ihre personenbezogenen Daten gemäß Datenschutzgesetz und vertraulich zu behandeln. Wir gestatten unseren externen Dienstleistern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für deren eigene Zwecke zu verwenden. Wir gestatten ihnen ausschließlich, Ihre personenbezogenen Daten für festgelegte Zwecke und gemäß unseren Anweisungen zu verarbeiten.

Das Unternehmen nimmt die Sicherheit Ihrer Daten ernst. Das Unternehmen hat interne Richtlinien aufgestellt und Kontrollmechanismen etabliert, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht verloren gehen, versehentlich gelöscht, missbraucht oder offengelegt werden, und dass ausschließlich unsere Mitarbeiter während der ordnungsgemäßen Wahrnehmung ihrer Aufgaben Zugriff darauf haben. Weitere Details finden Sie im Management- und Betriebssystem des Unternehmens.

3.8 Ihre Rechte

Gemäß Datenschutzgesetz haben Sie das Recht:

  • Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten anzufragen (allgemein bekannt als „Bitte um Offenlegung der gespeicherten Daten“). So können Sie eine Abschrift der personenbezogenen Daten erhalten, die wir über Sie gespeichert haben, und überprüfen, ob wir Ihre Daten rechtmäßig verarbeiten;
  • eine Korrektur der personenbezogenen Daten verlangen, die wir über Sie gespeichert haben. So können Sie unvollständige oder fehlerhafte von uns gespeicherte Daten korrigieren lassen;
  • die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Dies räumt Ihnen das Recht ein, uns zur Löschung oder Entfernung personenbezogener Daten aufzufordern, sofern es keinen guten Grund für uns gibt, diese Daten weiterhin zu verarbeiten. Sie haben zudem das Recht, uns zur Löschung oder Entfernung Ihrer personenbezogenen Daten aufzufordern, sofern Sie Ihr Recht auf Einspruch gegen die Verarbeitung wahrgenommen haben (siehe unten);
  • eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dies räumt Ihnen das Recht ein, uns zu einer Unterbrechung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen aufzufordern, beispielsweise, falls Sie deren Richtigkeit oder den Grund für deren Verarbeitung überprüfen lassen möchten; und
  • eine Abschrift Ihrer uns zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten zu verlangen. Diese Abschrift erhalten Sie in strukturierter Form in einem allgemein üblichen und maschinenlesbaren Format. Zudem können Sie uns dazu auffordern, die Daten an einen anderen Datenverantwortlichen zu übertragen.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, sofern wir diese Bearbeitung mit einem berechtigten Interesse unsererseits (oder mit einem Interesse eines externen Dritten) begründen, und Ihre persönliche Situation etwas beinhaltet, das Sie dazu veranlasst, der Verarbeitung aus diesem Grund widersprechen zu wollen.

Der Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten (oder die Ausübung eines anderen o.g. Rechts) ist für Sie gebührenfrei. Wir können jedoch eine angemessene Gebühr verlangen, falls Ihre Zugriffsanfrage klar unbegründet oder unverhältnismäßig ist. Alternativ können wir uns unter solchen Umständen weigern, Ihrer Anfrage nachzukommen.

Möglicherweise müssen wir bestimmte Daten von Ihnen abfragen, um Ihre Identität und damit Ihr Recht auf den Zugriff auf diese Daten bestätigen zu können (bzw. Ihr Recht auf die Ausübung eines Ihrer anderen Rechte). Dies ist eine weitere angemessene Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass keine unbefugten Personen Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten.

Unsere Website kann von Zeit zu Zeit mit anderen Websites verlinkt sein, die eigene Datenschutzrichtlinien befolgen, für die wir keinerlei Verantwortung oder Haftung übernehmen. Bitte prüfen Sie diese Richtlinien, bevor Sie personenbezogene Daten an diese Websites übermitteln.

4. Stellensuchende

4.1 Warum erheben wir personenbezogene Daten von Ihnen?

Das Unternehmen zeichnet personenbezogene Daten von Ihnen auf, um das Einstellungsverfahren zu betreiben.

Unter „personenbezogenen Daten“ (oder persönlichen Daten) sind jegliche Informationen über ein Individuum zu verstehen, anhand derer diese Person identifiziert werden kann, entweder nur anhand dieser Information oder in Verbindung mit anderen von uns gespeicherten Daten.

4.2 Welche personenbezogenen Daten von Ihnen erheben wir auf und wie gehen wir dabei vor?

Im Rahmen unseres Einstellungsverfahrens sammeln und verarbeiten wir personenbezogene Daten von Bewerbern und Bewerberinnen. Das Unternehmen verpflichtet sich dazu, die Art der Datenaufzeichnung und -verwendung transparent zu gestalten und die Datenschutzpflichten einzuhalten.

Im Rahmen unseres Einstellungsverfahrens zeichnen wir verschiedene Informationen über Sie auf. Dies umfasst:

  • Ihr Name, Ihre Adresse und Kontaktdaten, inklusive E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
  • Details zu Ihren Qualifikationen, Ihren Fähigkeiten, Ihrer Berufserfahrung und Ihrem beruflichen Werdegang;
  • Informationen zu Ihrer aktuellen Vergütungshöhe inklusive Leistungsansprüchen;
  • Informationen zu einer Beeinträchtigung, für die das Unternehmen während des Einstellungsverfahrens angemessene Anpassungen vornehmen muss; und
  • Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität und Ihrer Arbeitsgenehmigung für das Vereinigte Königreich.

Das Unternehmen kann diese Daten auf vielfältige Weise aufzeichnen. So können Daten beispielsweise in Bewerbungsformularen oder Lebensläufen enthalten sein, Ihrem Reisepass oder anderen Identitätsnachweisen entnommen werden oder aus Bewerbungsgesprächen oder anderen Bewertungsformen stammen.

Sofern Sie infolge des Einstellungsverfahrens eine Stelle angeboten bekommen, benötigen wir weitere personenbezogenen Daten von Ihnen. Details hierzu sind in unserer Datenschutzmitteilung für Angestellte enthalten.

Personenbezogene Daten können aus Informationen entnommen werden, die Sie in Stellenportalen oder in sozialen Medien, wie beispielsweise LinkedIn, hinterlegt haben, in denen Sie bekannt gegeben haben, dass Sie derzeit eine Arbeitsstelle suchen.

Das Unternehmen kann zudem personenbezogene Daten von Dritten aufzeichnen, wie beispielsweise Referenzen von früheren Arbeitgebern, Informationen von Dienstleistern, die Angaben zu beruflichen Werdegängen überprüfen, sowie Informationen aus Strafregisterauszügen. Das Unternehmen fragt nur dann Daten von Drittanbietern ab, wenn Sie eine Stelle angeboten bekommen haben und wird Sie in diesem Fall über eine solche Datenabfrage informieren.

4.3 Wie verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?

Bevor ein Vertrag mit Ihnen abgeschlossen werden kann, muss das Unternehmen Daten verarbeiten, um Maßnahmen auf Ihre Aufforderung hin durchführen zu können. Zudem muss das Unternehmen möglicherweise Ihre Daten verarbeiten, um einen Vertrag mit Ihnen abzuschließen.

In manchen Fällen muss das Unternehmen Daten verarbeiten, um zu gewährleisten, dass es seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachkommt. So ist das Unternehmen beispielsweise verpflichtet zu überprüfen, ob ein erfolgreicher Bewerber über eine Arbeitsgenehmigung für das Vereinigte Königreich verfügt.

Das Unternehmen hat während des Einstellungsverfahrens sowie zur Protokollierung dieses Verfahrens ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung personenbezogener Daten. Die Verarbeitung von Daten der Stellenbewerber ermöglicht dem Unternehmen, das Einstellungsverfahren zu verwalten, die Einstellungseignung eines Kandidaten einzuschätzen und zu bestätigen sowie zu entscheiden, wer ein Stellenangebot erhält. Das Unternehmen muss zudem möglicherweise Daten von Stellenbewerbern verarbeiten, um auf Rechtsansprüche eingehen und diese abwehren zu können.

Das Unternehmen kann besondere Datenkategorien verarbeiten, wie beispielsweise Informationen über die ethnische Herkunft, die sexuelle Orientierung oder zur Religion und Weltanschauung, um Einstellungsstatistiken zu erfassen. Das Unternehmen kann zudem Informationen zu Beeinträchtigungen von Bewerbern aufzeichnen, um angemessene Anpassungen für beeinträchtigte Kandidaten sicherzustellen. Das Unternehmen verarbeitet solche Daten, um seinen Verpflichtungen in Bezug auf Beschäftigungsverhältnisse nachzukommen und diesbezüglich bestimmte Rechte auszuüben.

Für bestimmte Aufgaben ist das Unternehmen dazu verpflichtet, Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und strafbare Handlungen abzufragen. Sofern das Unternehmen diese Informationen abfragt, geschieht dies nur aus der Notwendigkeit, dass das Unternehmen seinen Verpflichtungen in Bezug auf Beschäftigungsverhältnisse nachkommen und diesbezüglich bestimmte Rechte ausüben muss.

Ist Ihre Bewerbung nicht erfolgreich, kann das Unternehmen Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren, falls es künftig Stellenangebote gibt, für die Sie geeignet sein könnten. Das Unternehmen erbittet Ihre Zustimmung, bevor Ihre Daten zu diesem Zweck gespeichert werden. Sie können diese Zustimmung jederzeit zurückziehen.

4.4 Mit wem werden Ihre personenbezogenen Daten geteilt?

Ihre Daten können für die Zwecke der Durchführung des Einstellungsverfahrens intern geteilt werden. Dies umfasst Mitglieder des Personal- und Einstellungsteams, Personen, die mit der Durchführung von Bewerbungsgesprächen im Einstellungsverfahren betraut sind, Führungskräfte in dem operativen Bereich mit der freien Stelle und IT-Angestellte, sofern der Datenzugriff für die Ausübung ihrer Aufgaben notwendig ist.

Zudem teilen wir Ihre Daten mit folgenden externen Dritten:

  • Mitglieder unserer Unternehmensgruppe, d. h. unsere Tochtergesellschaften, wie in Section1159 des UK Companies Act 2006 definiert;
  • sofern wir dazu verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen oder weiterzureichen, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen oder um unsere allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Nutzungsbedingungen anzuwenden oder geltend zu machen;
  • sofern wir ein Unternehmen oder Teile davon kaufen oder verkaufen, können wir Ihre personenbezogenen Daten an den Verkäufer bzw. Käufer offenlegen; oder
  • sofern wir oder unsere wesentlichen Geschäftsbereiche von einer dritten Partei übernommen werden, gehören von uns gespeicherte personenbezogene Daten zu den übertragenen Vermögenswerten.
  • unsere Auditoren, die sicherstellen, dass wir unsere ISO-Standards einhalten.

Wir teilen Ihre personenbezogenen Daten mit anderen Organisationen in unserer Unternehmensgruppe im Rahmen regulärer Berichtsaktivitäten zur Unternehmensleistung, im Rahmen einer Geschäftsneuorganisation oder eine Gruppenrestrukturierung sowie zur Unterstützung der Systempflege und des Datenhostings.

Das Unternehmen legt Ihre Daten keinem externen Dritten offen, es sei denn, Ihre Bewerbung ist erfolgreich und das Unternehmen legt Ihnen ein Stellenangebot vor. Das Unternehmen reicht dann Ihre Daten an frühere Arbeitgeber weiter, um Referenzen über Sie einzuholen, an Dienstleister, die Angaben zu beruflichen Werdegängen überprüfen, sowie an den Disclosure and Barring Service (DBS), um eine notwendige Überprüfung des Vorstrafenregisters durchführen zu lassen. Diese Stellen ergänzen die anderen Organisationen, die in unserer Datenschutzmitteilung für Angestellte genannt werden.

Darüber hinaus kann es, falls Sie angemessene Anpassungen für Ihre Rolle benötigen, erforderlich sein, einen externen Dienstleister zu kontaktieren, der uns beim Verständnis Ihrer Bedürfnisse und bei der Beschaffung von Sonderausstattung unterstützen kann. Ohne Ihre Zustimmung werden keine externen Dritten kontaktiert. Drittparteien können die betriebliche Gesundheitsversorgung, das britische Eingliederungsprogramm Access to Work usw. sein.

Das Unternehmen übermittelt Ihre Daten nicht an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.

4.5 Zweckänderung

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu dem Zweck, zu dem wir sie aufgezeichnet haben, es sei denn, es besteht nach unserem vernünftigen Ermessen die Notwendigkeit, die Daten zu einem anderen Zweck zu verwenden, der jedoch mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist. Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten zu einem fremden Zweck verwenden müssen, werden wir Sie darüber informieren und die gesetzliche Grundlage erläutern, die uns dies ermöglicht.

4.6. Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Falls Ihre Stellenbewerbung nicht erfolgreich ist, speichert das Unternehmen Ihre Daten bis drei Monate nach Beendigung des entsprechenden Einstellungsverfahrens. Falls Sie einer Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Unternehmen zustimmen, speichert das Unternehmen Ihre Daten für weitere drei Monate, um sie bei weiteren Beschäftigungsmöglichkeiten zu berücksichtigen. Ist diese Frist abgelaufen, oder falls Sie vor dem Erreichen dieses Datums Ihre Zustimmung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht oder zerstört.

Falls Ihre Stellenbewerbung erfolgreich ist, werden während des Einstellungsverfahrens gesammelte personenbezogene Daten in Ihre Personalakte übertragen und für die Dauer Ihrer Anstellung aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfristen Ihrer Daten werden Ihnen in einer neuen Datenschutzmitteilung bekannt gegeben.

Die Daten werden an verschiedenen Orten gespeichert, darunter in Ihrer Bewerbungsakte, in Personalmanagementsystemen des Unternehmens und in anderen IT-Systemen (darunter auch E-Mail-Systeme).

4.7. Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Wir unternehmen alle angemessenen Maßnahmen, um zu sicherzustellen, dass der Umgang mit Ihren Daten geschützt und in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie erfolgt. Auch wenn wir Ihre personenbezogenen Daten bestmöglich schützen, können wir die Sicherheit Ihrer auf unsere Website übermittelten Daten nicht gewährleisten. Jegliche Datenübermittlung geschieht auf eigene Gefahr.

Unsere externen Dienstleister und andere Organisationen der Unternehmensgruppe sind dazu angehalten, angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um Ihre personenbezogenen Daten gemäß unserer Richtlinien zu schützen. Wir verlangen von diesen externen Dritten, Ihre personenbezogenen Daten gemäß Datenschutzgesetz und vertraulich zu behandeln. Wir gestatten unseren externen Dienstleistern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für deren eigene Zwecke zu verwenden. Wir gestatten ihnen ausschließlich, Ihre personenbezogenen Daten für festgelegte Zwecke und gemäß unseren Anweisungen zu verarbeiten.

Das Unternehmen nimmt die Sicherheit Ihrer Daten ernst. Das Unternehmen hat interne Richtlinien aufgestellt und Kontrollmechanismen etabliert, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht verloren gehen, versehentlich gelöscht, missbraucht oder offengelegt werden, und dass ausschließlich unsere Mitarbeiter während der ordnungsgemäßen Wahrnehmung ihrer Aufgaben Zugriff darauf haben. Weitere Details finden Sie im Management- und Betriebssystem des Unternehmens.

4.8 Ihre Rechte

Als betroffene Person stehen Ihnen Rechte zu. Sie können:

  • Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten anfragen (allgemein bekannt als „Bitte um Offenlegung der gespeicherten Daten“). So können Sie eine Abschrift der personenbezogenen Daten erhalten, die wir über Sie gespeichert haben, und überprüfen, ob wir Ihre Daten rechtmäßig verarbeiten.
  • eine Korrektur der personenbezogenen Daten verlangen, die wir über Sie gespeichert haben. So können Sie unvollständige oder fehlerhafte von uns gespeicherte Daten korrigieren lassen.
  • die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Dies räumt Ihnen das Recht ein, uns zur Löschung oder Entfernung personenbezogener Daten aufzufordern, sofern es keinen guten Grund für uns gibt, diese Daten weiterhin zu verarbeiten. Sie haben zudem das Recht, uns zur Löschung oder Entfernung Ihrer personenbezogenen Daten aufzufordern, sofern Sie Ihr Recht auf Einspruch gegen die Verarbeitung wahrgenommen haben (siehe unten).
  • eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Dies räumt Ihnen das Recht ein, uns zu einer Unterbrechung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen aufzufordern, beispielsweise, falls Sie deren Richtigkeit oder den Grund für deren Verarbeitung überprüfen lassen möchten.
  • die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten an eine andere Partei verlangen.

Der Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten (oder die Ausübung eines anderen o.g. Rechts) ist für Sie gebührenfrei. Wir können jedoch eine angemessene Gebühr verlangen, falls Ihre Zugriffsanfrage klar unbegründet oder unverhältnismäßig ist. Alternativ können wir uns unter solchen Umständen weigern, Ihrer Anfrage nachzukommen.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass das Unternehmen Ihre Datenschutzrechte verletzt hat, können Sie sich an den Information Commissioner des Vereinigten Königreichs wenden.

4.9 Welche Auswirkungen hat es, wenn Sie keine personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen?

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich dazu verpflichtet, dem Unternehmen während des Einstellungsprozesses Daten zur Verfügung zu stellen. Sollten Sie die Informationen allerdings nicht bereitstellen, kann das Unternehmen Ihre Bewerbung möglicherweise nicht angemessen oder gar nicht bearbeiten.

4.10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Einstellungsverfahren basieren nicht ausschließlich auf automatisierter Entscheidungsfindung.

5. Freie Mitarbeiter

5.1 Warum erheben wir personenbezogene Daten von Ihnen?

Das Unternehmen zeichnet personenbezogene Daten von Ihnen auf, um das Beauftragungsverfahren von freien Mitarbeitern zu betreiben.

Unter „personenbezogenen Daten“ (oder persönlichen Daten) sind jegliche Informationen über ein Individuum zu verstehen, anhand derer diese Person identifiziert werden kann, entweder nur anhand dieser Information oder in Verbindung mit anderen von uns gespeicherten Daten.

5.2 Welche personenbezogenen Daten von Ihnen erheben wir auf und wie gehen wir dabei vor?

Im Rahmen unseres Beauftragungsverfahrens für freie Mitarbeiter erhebt und verarbeitet das Unternehmen personenbezogene Daten nach Notwendigkeit. Das Unternehmen verpflichtet sich dazu, die Art der Datenaufzeichnung und -verwendung transparent zu gestalten und die Datenschutzpflichten einzuhalten.

Im Rahmen unseres Beauftragungsverfahrens für freie Mitarbeiter zeichnen wir verschiedene Informationen über Sie auf. Dies umfasst möglicherweise (und ist nicht beschränkt auf):

  • Ihr Name, Ihre Adresse und Kontaktdaten, inklusive E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
  • Details zu: Qualifikation, Honorar, Spezialisierungen, Sprachen, Geschlecht, Daten der Hochschulabschlüsse, Erfahrung und beruflichem Werdegang;
  • Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität und Ihrer Arbeitsgenehmigung für das Vereinigte Königreich;
  • Ihr Lichtbild, damit wir Ihnen ein ID-Paket anfertigen können.

Das Unternehmen kann diese Daten auf vielfältige Weise aufzeichnen. So können Daten beispielsweise in Bewerbungsformularen oder Lebensläufen enthalten sein, Ihrem Reisepass oder anderen Identitätsnachweisen entnommen werden oder aus Bewerbungsgesprächen oder anderen Bewertungsformen stammen.

Personenbezogene Daten können aus Informationen entnommen werden, die Sie in Stellenportalen oder in sozialen Medien, wie beispielsweise LinkedIn, hinterlegt haben, in denen Sie bekannt gegeben haben, dass Sie derzeit für Aufträge zur Verfügung stehen.

Zudem kann das Unternehmen personenbezogene Daten über Sie von externen Dritten erheben, um Hintergrundprüfungen durchführen zu können. Hintergrundprüfungen (wie beispielsweise Strafregisterauszüge), Informationen zur Identitätsüberprüfung (wie Reisepasskopien (mit Ausweisnummer, Gültigkeitsdatum und Land des Wohnsitzes), Führerschein oder Personalausweis), Wohnsitznachweis und Referenzen. Die von uns durchgeführten Hintergrundprüfungen und Identitätsfeststellungen (sofern keine spezifischen Kundenanforderungen vorliegen, wie unten erläutert) können Prüfungen nach dem britischen Baseline Personnel Security Standard (BPSS) für Regierungsangestellte nach sich ziehen (weitere Details auf https://www.gov.uk/government/publications/government-baseline-personnel-security-standard). Das Unternehmen führt diese Prüfungen durch, da regelmäßig Aufträge für staatliche Behörden durchgeführt werden, für die diese Prüfungen notwendig sind, und das Unternehmen vertraglich verpflichtet ist, die Überprüfungen durchzuführen.

5.3 Wie verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten?

Das Unternehmen erhebt und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, sofern notwendig:

  • damit wir Auftragsbedingungen mit Ihnen abstimmen und/oder umsetzen können;
  • damit wir eigene berechtigte Interessen oder die von dritten Parteien, wie beispielsweise von unseren Kunden, verfolgen können, sofern Ihre Interessen und grundlegenden Rechte diese Interessen nicht aufheben;
  • um unseren gesetzlichen Pflichten nachzukommen; und/oder
  • mit Ihrer Zustimmung.

Wir benötigen diese Daten, um Sie als Linguist zu beauftragen. Ohne diese Daten können wir Sie nicht zu unserer Liste anerkannter Linguisten hinzufügen. In einigen Fällen können wir (sofern von unseren Kunden verlangt oder anderweitig erforderlich) erweiterte Sicherheitsüberprüfungen durchführen, die wir dazu verwenden, Ihre Eignung zu bewerten, bevor wir Sie als Linguist beauftragen. Ferner werden diese Überprüfungen verwendet, um Sie damit zu beauftragen, Arbeitsaufträge für unsere Kunden zu übernehmen. Sofern solche Überprüfungen notwendig sind, informieren wir Sie darüber, dass wie eine Durchführung dieser Prüfungen planen. Falls Sie die Anforderungen der erweiterten Sicherheitsüberprüfungen nicht erfüllen, können Sie möglicherweise nicht als Linguist für bestimmte Kunden beauftragt werden. Dies hat jedoch keine Auswirkungen auf Ihre Eignung, künftig für mögliche andere Kunden beauftragt zu werden.

5.4 Mit wem werden Ihre personenbezogenen Daten geteilt?

Ihre Daten können für die Zwecke der Ausübung des Auftragsprozesses intern geteilt werden. Dies umfasst Mitglieder des Beschaffungsteams, Personen, die mit der Durchführung von Bewerbungsgesprächen im Rekrutierungsverfahren betraut sind, Führungskräfte in dem operativen Bereich mit der freien Stelle und IT-Angestellte, sofern der Datenzugriff für die Ausübung ihrer Aufgaben notwendig ist.

Zudem teilen wir Ihre Daten mit folgenden externen Dritten:

  • Mitglieder unserer Unternehmensgruppe, d. h. unsere Tochtergesellschaften, wie in Section1159 des UK Companies Act 2006 definiert;
  • sofern wir dazu verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen oder weiterzureichen, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen oder um unsere allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Nutzungsbedingungen anzuwenden oder geltend zu machen;
  • sofern wir ein Unternehmen oder Teile davon kaufen oder verkaufen, können wir Ihre personenbezogenen Daten dem Verkäufer bzw. Käufer offenlegen; oder
  • sofern wir oder all unsere wesentlichen Geschäftsbereiche von einer dritten Partei übernommen werden, gehören von uns gespeicherte personenbezogene Daten zu den übertragenen Vermögenswerten.
  • unsere Auditoren, die sicherstellen, dass wir unsere ISO-Standards einhalten.

Wir teilen Ihre personenbezogenen Daten mit anderen Organisationen in unserer Unternehmensgruppe im Rahmen regulärer Berichtsaktivitäten zur Unternehmensleistung, im Rahmen einer Geschäftsneuorganisation oder eine Gruppenrestrukturierung sowie zur Unterstützung der Systempflege und des Datenhostings.

Das Unternehmen legt Ihre Daten keiner dritten Partei offen, es sei denn, Ihre Bewerbung ist erfolgreich. Das Unternehmen reicht dann Ihre Daten an frühere Arbeitgeber weiter, um Referenzen über Sie einzuholen, an Dienstleister, die Angaben zu beruflichen Werdegängen überprüfen, sowie an den Disclosure and Barring Service (DBS), um eine notwendige Überprüfung des Vorstrafenregisters durchführen zu lassen. Diese Stellen ergänzen die anderen Organisationen, die in unseren Dienstleistungsvereinbarungen genannt werden. Das Unternehmen übermittelt Ihre Daten nicht an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.

5.5 Zweckänderung

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu dem Zweck, zu dem wir sie aufgezeichnet haben, es sei denn, es besteht nach unserem vernünftigen Ermessen die Notwendigkeit, die Daten zu einem anderen Zweck zu verwenden, der jedoch mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist. Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten zu einem fremden Zweck verwenden müssen, werden wir Sie darüber informieren und die gesetzliche Grundlage erläutern, die uns dies ermöglicht.

5.6. Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Falls Ihre Stellenbewerbung nicht erfolgreich ist, speichert das Unternehmen Ihre Daten bis drei Monate nach Beendigung des entsprechenden Einstellungsverfahrens. Falls Sie einer Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Unternehmen zustimmen, speichert das Unternehmen Ihre Daten für weitere drei Monate, um sie bei weiteren Beschäftigungsmöglichkeiten zu berücksichtigen. Ist diese Frist abgelaufen, oder falls Sie vor dem Erreichen dieses Datums Ihre Zustimmung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht oder zerstört.

Falls Ihre Stellenbewerbung erfolgreich ist, werden während des Einstellungsverfahrens gesammelte personenbezogene Daten in Ihre Personalakte übertragen und für die Dauer Ihrer Anstellung aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfristen Ihrer Daten werden Ihnen in einer neuen Datenschutzmitteilung bekannt gegeben.

Die Daten werden an verschiedenen Orten gespeichert, darunter in Ihrer Bewerbungsakte, in Personalmanagementsystemen des Unternehmens und in anderen IT-Systemen (darunter auch E-Mail-Systeme).

5.7. Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Wir unternehmen alle angemessenen Maßnahmen, um zu sicherzustellen, dass der Umgang mit Ihren Daten geschützt und in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie erfolgt. Auch wenn wir Ihre personenbezogenen Daten bestmöglich schützen, können wir die Sicherheit Ihrer auf unsere Website übermittelten Daten nicht gewährleisten. Jegliche Datenübermittlung geschieht auf eigene Gefahr.

Unsere externen Dienstleister und andere Organisationen der Unternehmensgruppe sind dazu angehalten, angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um Ihre personenbezogenen Daten gemäß unserer Richtlinien zu schützen. Wir verlangen von diesen externen Dritten, Ihre personenbezogenen Daten gemäß Datenschutzgesetz und vertraulich zu behandeln. Wir gestatten unseren externen Dienstleistern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für deren eigene Zwecke zu verwenden. Wir gestatten ihnen ausschließlich, Ihre personenbezogenen Daten für festgelegte Zwecke und gemäß unseren Anweisungen zu verarbeiten.

Das Unternehmen nimmt die Sicherheit Ihrer Daten ernst. Das Unternehmen hat interne Richtlinien aufgestellt und Kontrollmechanismen etabliert, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht verloren gehen, versehentlich gelöscht, missbraucht oder offengelegt werden, und dass ausschließlich unsere Mitarbeiter während der ordnungsgemäßen Wahrnehmung ihrer Aufgaben Zugriff darauf haben. Weitere Details finden Sie im Management- und Betriebssystem des Unternehmens.

5.8 Ihre Rechte

Als betroffene Person stehen Ihnen Rechte zu. Sie können:

  • Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten anfragen (allgemein bekannt als „Bitte um Offenlegung der gespeicherten Daten“). So können Sie eine Abschrift der personenbezogenen Daten erhalten, die wir über Sie gespeichert haben, und überprüfen, ob wir Ihre Daten rechtmäßig verarbeiten.
  • eine Korrektur der personenbezogenen Daten verlangen, die wir über Sie gespeichert haben. So können Sie unvollständige oder fehlerhafte von uns gespeicherte Daten korrigieren lassen.
  • die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Dies räumt Ihnen das Recht ein, uns zur Löschung oder Entfernung personenbezogener Daten aufzufordern, sofern es keinen guten Grund für uns gibt, diese Daten weiterhin zu verarbeiten. Sie haben zudem das Recht, uns zur Löschung oder Entfernung Ihrer personenbezogenen Daten aufzufordern, sofern Sie Ihr Recht auf Einspruch gegen die Verarbeitung wahrgenommen haben (siehe unten).
  • eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Dies räumt Ihnen das Recht ein, uns zu einer Unterbrechung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen aufzufordern, beispielsweise, falls Sie deren Richtigkeit oder den Grund für deren Verarbeitung überprüfen lassen möchten.
  • die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten an eine andere Partei verlangen.

Der Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten (oder die Ausübung eines anderen o.g. Rechts) ist für Sie gebührenfrei. Wir können jedoch eine angemessene Gebühr verlangen, falls Ihre Zugriffsanfrage klar unbegründet oder unverhältnismäßig ist. Alternativ können wir uns unter solchen Umständen weigern, Ihrer Anfrage nachzukommen.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass das Unternehmen Ihre Datenschutzrechte verletzt hat, können Sie sich an den Information Commissioner des Vereinigten Königreichs wenden.

5.9 Welche Auswirkungen hat es, wenn Sie keine personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen?

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich dazu verpflichtet, dem Unternehmen während des Einstellungsprozesses Daten zur Verfügung zu stellen. Sollten Sie die Informationen allerdings nicht bereitstellen, kann das Unternehmen Ihre Bewerbung möglicherweise nicht angemessen oder gar nicht bearbeiten.

6. So kontaktieren Sie uns

Falls Sie Fragen, Anmerkungen oder Anfragen bezüglich dieser Richtlinie haben oder falls Sie eines Ihrer oben beschriebenen Rechte ausüben wollen, können Sie uns folgendermaßen kontaktieren:

  • per E-Mail an: datacontroller@imprimatur.co.uk
  • telefonisch unter der Rufnummer +44(0)1483791400
  • postalisch an Data Controller, Imprimatur Limited, 22 Church Street, Godalming, Surrey GU7 1EW, England
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